Nota Fiscal Avulsa (NFA-e): o que é e como emitir?

A gestão fiscal é uma parte crucial da operação de qualquer negócio, independente de seu tamanho ou segmento. 

Em meio às diversas obrigações tributárias, a emissão de notas fiscais é um elemento vital para a regularidade das transações comerciais. No entanto, para empreendedores autônomos e prestadores de serviços ocasionais, a demanda por uma solução mais flexível e ágil se faz presente. 

É nesse contexto que a Nota Fiscal Avulsa (NFA-e) se destaca como uma alternativa prática para aqueles que não se enquadram como contribuintes regulares.

Por isso, neste artigo explicamos para quais momentos a NFA-e pode ser a melhor solução para seu negócio, assim como o passo a passo para você emitir esse modelo de nota fiscal. Continue lendo!

O que é uma Nota Fiscal Avulsa (NFA-e)?

A Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e) é um instrumento fiscal de grande relevância para situações específicas em que não se requer a emissão regular da nota fiscal eletrônica (NF-e). 

Esse documento é diretamente emitido nos portais das Secretarias da Fazenda estaduais ou por meio dos sistemas de automação, como o Asaas, proporcionando flexibilidade em casos que demandam uma abordagem mais ágil e descomplicada.

Essa modalidade de nota fiscal é uma alternativa valiosa para contribuintes que, por diversas razões, não têm a obrigação de emitir NF-e de maneira regular. 

A NFA-e simplifica procedimentos, oferecendo uma solução adaptada a situações específicas, sem a necessidade de um comprometimento extenso com a rotina tributária. 

É um recurso que se destaca pela praticidade e eficiência em circunstâncias em que a emissão convencional não se aplica.

Qual a diferença de Nota Fiscal Avulsa e Nota Fiscal?

A distinção entre Nota Fiscal Avulsa (NFA-e) e Nota Fiscal (NF) está relacionada principalmente ao contexto em que são emitidas, aos procedimentos envolvidos e aos contribuintes que as utilizam. 

Abaixo, são destacadas as principais diferenças entre esses dois documentos fiscais:

1. Procedimento de Emissão

• Nota Fiscal (NF): A Nota Fiscal convencional é emitida por empresas regularmente cadastradas nos órgãos fiscais, como estabelecimentos comerciais, industriais ou prestadores de serviços. A emissão segue um processo padrão, geralmente integrado aos sistemas de gestão empresarial (ERPs) dessas organizações.

• Nota Fiscal Avulsa (NFA-e): Já a Nota Fiscal Avulsa é emitida de forma esporádica, muitas vezes em situações específicas e para contribuintes que não possuem a necessidade frequente de emitir notas fiscais. Pode ser utilizada por Microempreendedores Individuais (MEIs), autônomos e outros contribuintes que, por diferentes motivos, não emitem notas fiscais regularmente.

2. Contexto de Emissão

• Nota Fiscal (NF): É utilizada em transações comerciais regulares entre empresas, seja na venda de produtos, prestação de serviços ou em operações específicas sujeitas à emissão de nota fiscal.

• Nota Fiscal Avulsa (NFA-e): Surge em situações menos habituais, como vendas eventuais, transações com órgãos públicos, ou quando o contribuinte não é obrigado a manter um sistema contínuo de emissão de notas fiscais.

3. Obrigatoriedade e Frequência

• Nota Fiscal (NF): Empresas que realizam atividades comerciais, industriais ou de prestação de serviços são obrigadas a emitir notas fiscais regularmente, conforme determinado pela legislação tributária.

• Nota Fiscal Avulsa (NFA-e): É uma opção para contribuintes que não têm a obrigatoriedade de emitir notas fiscais frequentemente, mas necessitam de um documento fiscal em momentos específicos.

4. Formalidades e Requisitos

• Nota Fiscal (NF): Geralmente segue um padrão mais estruturado e pode envolver o uso de sistemas integrados, como o Asaas, garantindo uma maior uniformidade e controle nas transações.

• Nota Fiscal Avulsa (NFA-e): Pode ser emitida de forma simplificada, muitas vezes por meio de portais específicos fornecidos pelas Secretarias da Fazenda dos estados.

Quais são as vantagens e desvantagens da Nota Fiscal Avulsa?

Embora seja uma boa solução para emissão de notas, é importante que sua empresa avalie as circunstâncias específicas do seu negócio e considere as vantagens e desvantagens antes de optar pela emissão de Nota Fiscal Avulsa. 

Em muitos casos, a escolha por métodos mais tradicionais de emissão de notas fiscais pode ser mais vantajosa, especialmente para empresas com atividades regulares. Confira abaixo:

Vantagens da Nota Fiscal Avulsa (NFA-e)

Primeiramente, é necessário falar das vantagens da NFA-e. Afinal, esse formato de nota surgiu com o objetivo de facilitar a vida de determinados modelos de empresa. Confira os principais benefícios desse modelo de nota:

Flexibilidade para Não Contribuintes

A principal vantagem da NFA-e é oferecer uma alternativa para aqueles que não são contribuintes regulares de impostos, como autônomos e pequenos prestadores de serviços.

Agilidade na Emissão

A simplicidade do processo de emissão permite uma rápida obtenção do documento fiscal, atendendo às necessidades imediatas do prestador de serviço.

Facilidade de Acesso Online

Geralmente, a emissão da Nota Fiscal Avulsa é realizada por meio de portais online, proporcionando facilidade de acesso e emissão a qualquer momento.

Redução de Burocracia

Para quem não possui uma frequência regular de emissão de notas fiscais, a NFA-e elimina a necessidade de manter um cadastro extenso junto à Receita Federal.

Atendimento a Demandas Pontuais

Ideal para situações esporádicas ou serviços específicos, a NFA-e atende a demandas pontuais sem a necessidade de aderir a um sistema fiscal mais complexo.

Desvantagens da Nota Fiscal Avulsa

Por outro lado, conforme comentamos, a NFA-e possui algumas desvantagens que precisam ser consideradas antes da emissão:

Limitação de Serviços

Dependendo do estado, a NFA-e pode ter limitações quanto aos tipos de serviços que podem ser emitidos por esse meio, o que pode restringir sua aplicabilidade.

Custo Adicional

Em alguns casos, a emissão da NFA-e pode envolver custos adicionais, como taxas de serviço, o que deve ser considerado pelos prestadores de serviços.

Falta de Integração com Sistemas

Para empresas que buscam uma gestão mais integrada, a NFA-e pode não ser a melhor opção, pois muitas vezes não se integra facilmente a sistemas contábeis.

Ausência de Benefícios Fiscais

Ao contrário de contribuintes regulares, quem emite NFA-e não usufrui dos benefícios fiscais e créditos tributários disponíveis para empresas formalmente cadastradas.

Complexidade em Casos Específicos

Em situações mais complexas, como transações interestaduais, a NFA-e pode não ser suficiente, demandando outros documentos fiscais específicos.

Limitações na Recuperação de Créditos

A ausência de formalização fiscal pode impactar a possibilidade de recuperar créditos tributários, algo que empresas formalmente constituídas podem aproveitar.

Quem pode emitir Nota Fiscal Avulsa?

A prerrogativa de emitir Nota Fiscal Avulsa é concedida a contribuintes que não estão sujeitos à obrigação rotineira de emitir NF-e. 

Essa categoria abrange situações diversas, como vendas esporádicas para consumidores não contribuintes ou operações específicas que fogem ao escopo regular de emissão de notas fiscais. 

Dessa forma, a NFA-e se apresenta como uma ferramenta flexível, possibilitando a regularização fiscal em contextos nos quais a emissão padrão não se aplica.

A flexibilidade oferecida pela Nota Fiscal Avulsa é particularmente útil para negócios que não mantêm uma demanda constante por documentos fiscais eletrônicos. 

Ela se destaca como uma solução adaptada a contribuintes que, por sua natureza ou circunstância, não necessitam cumprir as exigências tradicionais de emissão.

Importância da Nota Fiscal Avulsa para quem é MEI

A Nota Fiscal Avulsa desempenha um papel crucial para os Microempreendedores Individuais (MEIs), oferecendo uma maneira prática e ágil de cumprir com as obrigações fiscais. 

Para o MEI, que muitas vezes opera em pequena escala e realiza transações esporádicas, a emissão regular de notas fiscais pode não ser uma necessidade diária.

No entanto, em algumas situações, como vendas para órgãos públicos ou para outras empresas que exigem a emissão de nota fiscal, o MEI pode se deparar com a necessidade de emitir um documento fiscal.

Nesse contexto, a Nota Fiscal Avulsa surge como uma solução eficiente, permitindo ao MEI cumprir com suas obrigações tributárias de forma descomplicada e adaptada às características específicas do seu negócio.

Quando devo emitir uma nota fiscal avulsa?

A emissão da Nota Fiscal Avulsa é indicada em circunstâncias específicas que demandam a regularização fiscal, mas que não se encaixam nos padrões habituais de emissão de NF-e. 

Essa modalidade é especialmente relevante em transações ocasionais e eventos pontuais em que a obrigação de emitir notas fiscais eletrônicas não é constante.

A Nota Fiscal Avulsa, portanto, oferece uma solução prática para situações em que a emissão regular de NF-e não é justificada, garantindo, ao mesmo tempo, a conformidade com a legislação tributária.

 Sua utilização é estratégica no momento em que a sua empresa busca eficiência e conformidade em operações esporádicas, representando uma alternativa ágil e alinhada às necessidades específicas de determinados contextos comerciais.

Como pedir autorização para a emissão?

A obtenção de autorização para emissão da Nota Fiscal Avulsa envolve um processo que varia conforme a legislação estadual de cada região. 

Geralmente, sua empresa precisa acessar o portal da Secretaria da Fazenda do seu estado e procurar a seção destinada à emissão de Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e). 

Lá, serão fornecidas informações detalhadas sobre os requisitos e procedimentos a serem seguidos.

O processo de autorização envolve o preenchimento de formulários, apresentação de documentos e, em alguns casos, a comprovação de regularidade fiscal. 

Além disso, é essencial estar atento aos prazos e exigências estipulados pela legislação local para garantir uma solicitação bem-sucedida.

Como emitir Nota Fiscal Avulsa de prestação de serviço?

A emissão de Nota Fiscal Avulsa (NFA-e) geralmente segue um procedimento simplificado, mas pode variar conforme as legislações estaduais. 

Você também pode automatizar esse processo por meio de plataformas de gestão financeira, assim como o Asaas. Isso facilitará a organização de seus dados e trará mais eficiência aos seus processos.

Inclusive, ao utilizar a plataforma do Asaas sua empresa conta com recursos de automação que tornam seu processo de emissão de notas muito mais dinâmico e fácil. Evitando retrabalhos e sem precisar de um longo esforço manual.

Benefícios de emitir nota fiscal no Asaas

O Asaas é uma plataforma completa, gratuita e que possui tudo que sua empresa precisa em um único lugar. 

Além disso, o sistema de emissão de notas fiscais conta com tecnologia para tornar esse serviço mais prático para você. Confira as vantagens de emitir nota fiscal no Asaas:

• Redução de gastos: a emissão de notas fiscais dentro de uma plataforma de automação como o Asaas ajuda a reduzir custos operacionais dentro da sua estrutura empresarial.

• Ganho de produtividade: a automação de processos também ajuda na produtividade da sua equipe.

• Melhor controle financeiro: com o Asaas, sua empresa pode manter um controle mais eficiente da emissão de notas, entrada de recebíveis, contas a pagar e receber e todas as medidas financeiras.

• Aumento da confiança: os consumidores precisam que sua empresa seja estável, com processos bem definidos, para aproveitar seus serviços de modo integral. A experiência do consumidor vale cada vez mais, então todos os contatos com seu negócio precisam ser levados em conta.

• Redução de erros: Por fim, com a automação é possível diminuir a quantidade de erros no preenchimento de notas, no cadastro de clientes e outras movimentações. Com menos erros, sua empresa se comunica melhor com os clientes.

Passo a passo para emitir nota fiscal avulsa no Asaas

É possível emitir nota fiscal sem que ela esteja vinculada a alguma cobrança. Para isso é só acessar o Menu lateral, Notas Fiscais, Todas, Emitir nota fiscal avulsa. Assim é possível cadastrar o pagador, e informar todos os impostos e códigos necessários.

Por isso, se você quer otimizar seu processo de emissão de notas fiscais, conte com uma plataforma como Asaas: abra sua conta PJ agora mesmo!