Como emitir nota fiscal com a chave de acesso de forma automática

Você sabe o que é ou como emitir nota fiscal com chave de acesso? Não tem ideia? Então, comecemos pelo princípio. As notas fiscais comuns estão sendo substituídas pelas notas fiscais eletrônicas, o que facilita a emissão e a consulta por meio digital, além de diminuir custos com impressão e armazenamento em espaços específicos para isso.

Se você é empreendedor, provavelmente já deve ter ouvido falar sobre o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), que é a versão impressa da NF-e (nota fiscal eletrônica). No DANFE, que é bastante utilizado no acompanhamento do trânsito de mercadorias, constam os dados necessários para a consulta da nota fiscal.

Em meio às informações contidas nele, pode-se visualizar um código de barras juntamente a uma sequência de 44 números, que é a chave de acesso. Continue a leitura deste post e saiba como emitir nota fiscal com chave de acesso.

O que é a chave de acesso da nota fiscal?

Antes de falarmos sobre como emitir nota fiscal com chave de acesso, vamos conferir alguns pontos relevantes sobre essa codificação numérica. Como explicamos, a chave de acesso é um código numérico. Ele funciona como um RG da nota fiscal eletrônica, identificando exclusivamente cada nota fiscal.

Isso significa que não existe uma nota fiscal semelhante a outra. Todas são diferentes entre si, graças à codificação de 44 números. Essa diferenciação ajuda na organização de toda a documentação fiscal, evitando confusão e facilitando o arquivamento.

Com a chave de acesso, o processo de fiscalização da Receita Federal também é facilitado. A identificação única de cada NF-e garante mais segurança tanto para as empresas quanto para os órgãos fiscalizadores.

Para que serve a chave de acesso?

A chave de acesso permite que a empresa obtenha o arquivo .xml da nota fiscal eletrônica, ou seja, a versão digital da NF-e. O arquivo em formato XML tem validade jurídica e deve ser armazenado pela empresa pelo período mínimo de 5 anos.

Como é formada a chave de acesso?

A chave de acesso está presente no arquivo XML da nota fiscal eletrônica e no DANFE. Os dados registrados se referem a:

• código da Unidade Federal (UF) do emitente (cUF);
• ano e mês da emissão da nota fiscal (AAMM);
• CNPJ do emitente (CNPJ);
• modelo da NF-e (Mod);
• Número de série da NF-e (Série);
• número da nota (nNF);
• forma de emissão do documento (tpEmis);
• código numérico da chave de acesso (cNF);
• dígito verificador da chave de acesso (cDV).

Vale ressaltar que o número da nota fiscal não é o mesmo número da chave de acesso, mas está presente em sua composição. O número da NF-e ocupa nove posições na codificação da chave de acesso.

Vejamos um exemplo de chave de acesso: 24-2008-00244715462721-55-001-000007564-1-17417368-1:

• 24 é o código do estado;
• 2008 representa o ano (2020) e o mês (08, agosto);
• 00244715462721 é o CNPJ do contribuinte;
• 55 é o modelo da nota fiscal eletrônica;
• 001 é o número de série da nota fiscal eletrônica;
• 000007564 corresponde ao número da nota fiscal, formado por 9 dígitos;
• 1 é a forma de emissão da NF-e (1 significa tipo normal de emissão, 2 significa contingência off e 3 representa contingência scan);
• 17417368 é o código numérico da nota fiscal, formado por 8 dígitos;
• 1 é o dígito de verificação da chave de acesso.

Quais são os códigos dos estados?

Cada Unidade Federal, ou seja, cada estado do Brasil possui um código para ser aplicado na chave de acesso. A codificação não começa em 1, mas em 11 e termina em 53, mas não segue uma sequência numérica rígida.

O critério de numeração é a divisão político-administrativa, isto é, os estados estão agrupados por região.

Os estados da Região Norte

• Rondônia (RO): 11
• Acre (AC): 12
• Amazonas (AM): 13
• Roraima (RR): 14
• Pará (PA): 15
• Amapá (AP): 16
• Tocantins (TO): 17

Os estados da Região Nordeste

• Maranhão (MA): 21
• Piauí (PI): 22
• Ceará (CE): 23
• Rio Grande do Norte (RN): 24
• Paraíba (PB): 25
• Pernambuco (PE): 26
• Alagoas (AL): 27
• Sergipe (SE): 28
• Bahia (BA): 29

Os estados da Região Sudeste

• Minas Gerais (MG): 31
• Espírito Santo (ES): 32
• Rio de Janeiro (RJ): 33
• São Paulo (SP): 35

Os estados da Região Sul

• Paraná (PR): 41
• Santa Catarina (SC): 42
• Rio Grande do Sul (RS): 43

Os estados da Região Centro-Oeste

• Mato Grosso do Sul (MS): 50
• Mato Grosso (MT): 51
• Goiás (GO): 52
• Distrito Federal (DF): 53

Como emitir nota fiscal com a chave de acesso?

Já mencionamos acima que toda nota fiscal eletrônica já “nasce” com uma chave de acesso, já que este código é o que a identifica. Portanto, ao emitir a NF-e, você estará automaticamente emitindo o DANFE e a chave de acesso. Se você tem dúvidas sobre como executar essa emissão, dê uma olhada no passo a passo a seguir.

1. Solicite autorização à SEFAZ do seu estado

Para emitir uma NF-e, você precisa ter o aval da Secretaria da Fazenda do estado onde sua empresa está registrada, que é o órgão responsável pela regulamentação desse processo. Dependendo do estado onde você reside, a solicitação a autorização pode ser feita online.

Além disso, é indicado conferir com seu contador se a sua empresa também precisa contar com o Certificado Digital, principalmente se você for emitir as notas pela internet.

2. Obtenha os dados de acesso

Se o estado onde você reside adotar o modelo de notas fiscais avulsas eletrônicas (NFA-e), provavelmente você precisará ir a um posto da SEFAZ para ter receber aos dados de acesso ao sistema. Porém, aos poucos vários estados tem simplificado esse processo e disponibilizam a solicitação via internet. Informe-se sobre a especificidade do seu estado com o Sebrae!

3. Emita a nota fiscal

Com a autorização e os dados de acesso em mãos, você só precisa acessar o software emissor de NF-e (saiba como baixá-lo neste guia do SEBRAE), preencher os campos exigidos e emitir o documento, que possui o formato .xml.

Para emitir o DANFE, basta selecionar a NF-e correspondente no mesmo sistema, já que o DANFE é uma representação visual da nota.

Vale lembrar que esse processo refere-se à emissão de notas fiscais de produto — as notas fiscais de serviço seguem uma dinâmica diferente, que explicamos melhor no post sobre notas fiscais de serviço.

Como encontrar a chave de acesso de uma NF-e?

Como explicamos, o caminho mais fácil para acessar a chave da NF-e é consultando o DANFE. Com ele, você pode acessar o Portal Nacional da NF-e ou a SEFAZ do seu estado, procura a plataforma geradora de nota fiscal eletrônica, e encontrar um campo onde será possível informar a chave de acesso da sua nota fiscal. Após digitar cada um dos 44 números, você terá acesso às informações da nota fiscal, podendo optar por imprimi-la, caso seja necessário.

Porém, se você desejar consultar a chave de acesso da NF-e e não tiver o DANFE, há outras formas de encontrá-la. A seguir, confira quatro formas diferentes de conseguir a sua chave de acesso.

1. Pedindo ao fornecedor

Caso a empresa tenha adquirido algum produto junto a um fornecedor, ele deve encaminhar o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Se o fornecedor não fez isso, a empresa compradora deve contatá-lo e solicitar que envie o documento.

Com o DANFE e o Certificado Digital, a empresa pode acessar o Portal Nacional da NF-e para consultar e baixar o XML.

2. Consultando pelo Portal da SEFAZ estadual

A Secretaria da Fazenda de cada estado oferece um portal para que as empresas façam o download das notas fiscais eletrônicas por meio da consulta específica. Porém, vale mencionar que, nesse caso, apenas empresas que tenham o Certificado Digital válido conseguirão realizar a operação.

3. Arquivo SPED Fiscal

Por meio do arquivo SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), que é um sistema elaborado pelo governo federal para receber dados contábeis e fiscais das empresas, é possível verificar a chave de acesso da NF-e. Caso a empresa tenha perdido o arquivo do SPED Fiscal de determinada competência, ela pode recuperá-lo por meio do programa ReceitanetBX.

Com o arquivo em mãos, a empresa consegue acessar todas as chaves eletrônicas e, assim, fazer o download do todos os documentos em XML usando o Portal Nacional da NF-e.

4. Sistema de gestão eletrônica de documentos

Uma forma eficaz e segura de encontrar a chave de acesso de notas fiscais já emitidas é usar um sistema eletrônico de gerenciamento de documentos fiscais. Há muitas opções no mercado, inclusive plataformas online. Vale a pena pesquisar e comparar as soluções para escolher a mais compatível com as necessidades da sua empresa.

Há plataformas de gestão que servem de ponte entre a empresa e o fornecedor, o que facilita não somente as transações, mas a resolução de questões fiscais. Geralmente, os softwares de gestão permitem acesso fácil ao Portal Nacional da NF-e, ao Portal da SEFAZ e a outros sites importantes para o controle fiscal do negócio.

Neste caso, para facilitar a emissão de nota fiscal, o Asaas oferece as melhores ferramentas de automação financeira. Por meio desse sistema, você consegue emitir cobranças, acompanhar pagamentos e gerenciar contratos por um único lugar.

O que diz a Portaria RFB nº 849/2020?

Desde o dia 1 de julho de 2020, a Portaria da Receita Federal do Brasil nº 849/2020 revogou o direito de terceiros acessarem os dados e as informações referentes à nota fiscal eletrônica. Dessa forma, não é mais possível consultar documentos fiscais e fazer o download do arquivo XML sem o Certificado Digital.

Isso vale tanto para o Portal da Nota Fiscal Eletrônica quanto para o serviço oferecido pelo Serviço Federal de Processamento de Dados (SERPRO).

O Certificado Digital é fundamental para emitir, consultar e baixar o arquivo XML de documentos fiscais eletrônicos. Como o DANFE não é uma nota fiscal, não tem o poder de substituir esse documento. Sua função é, na verdade, auxiliar a consulta da NF-e por meio do fornecimento da chave de acesso.

Viu como emitir nota fiscal com a chave de acesso? Achou interessantes as informações deste post? Então, aproveite para saber mais acerca da Nota Fiscal Eletrônica e como eliminar a burocracia no seu negócio!