Como lidar com a burocracia na gestão de uma empresa?

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A incidência da carga tributária e a forte burocracia podem complicar a rotina dos gestores. Em uma pesquisa divulgada pela Federação das Indústrias do Estado de São Paulo (Fiesp), os dados revelam o impasse sentido pelos empresários diante das obrigações legais: 84% da população brasileira acha o país extremamente burocrático. Apenas 9% dos entrevistados discordam.

Nesse cenário, como lidar com a burocracia para não deixar que ela atravanque seus planos de ação? Para ajudá-lo a remodelar sua relação com as exigências das leis brasileiras, desmistificamos alguns conceitos fundamentais. Acompanhe!

A importância dos enquadramentos para a empresa

Se o gestor se pergunta como lidar com a burocracia em seu trabalho, conhecer a importância dos enquadramentos é essencial. Você conhece esse termo? Essa denominação se refere ao porte da companhia, considerando o valor faturado em determinado recorte de tempo.

O porte da empresa é um questionamento cotidiano do empreendedor. Esse conceito merece ser explicado para refletirmos sobre os diversos enquadramentos existentes e entendermos como conhecê-los pode desburocratizar os processos empresariais.

Tipo, enquadramento e tributação empresarial

Tema ainda pouco discutido fora do ambiente organizacional, o enquadramento da companhia é confundido, por muitos, com o tipo de negócio.

É preciso fazer a diferenciação: a tipificação da empresa diz respeito à constituição do negócio, ou seja, se é uma sociedade anônima, uma sociedade limitada, uma empresa com sócios, com apenas um dono etc. O enquadramento, por outro lado, é definido de acordo com o faturamento da organização. A depender desse fator, ela poderá ser classificada como pequena, média ou grande corporação.

Tendo conhecimento sobre o tipo de enquadramento em que sua empresa está inserida, é possível mensurar a tributação exigida pelo governo para operar no país. O Simples Nacional, o Supersimples e o Lucro Presumido são algumas das opções tributárias pelas quais a gestão pode optar, dependendo do porte da companhia.

Identificar a melhor opção para seu negócio começa com a identificação do enquadramento por porte. Ensinaremos, a seguir, como funciona esse processo.

O enquadramento por faturamento

O enquadramento das empresas nada mais é do que a classificação do porte organizacional referente ao total do faturamento que é divulgado ao governo. A quantificação tem a finalidade de simplificar a classificação, o recolhimento de impostos e a análise da Receita Federal e de outras instâncias públicas sobre a marca.

O mercado também se beneficia: há opções de regimes tributários mais baratas para o empreendedor; o enquadramento também ajuda a conhecer sua concorrência e seus possíveis fornecedores.

Mas como funciona o enquadramento por faturamento? Descrevemos a seguir o regime adequado a cada taxa de lucro anual:

  • Microempreendedor Individual (MEI) — até R$ 81 mil;
  • Microempresa — até R$ 360 mil;
  • Empresa de Pequeno Porte (EPP) — até R$ 3 milhões e 600 mil;
  • Empresa de Médio Porte — divide-se em dois grupos: um de até R$ 6 milhões e outro de até R$ 20 milhões;
  • Empresa de Grande Porte — também se divide em dois grupos: um que pode faturar até R$ 50 milhões e outro que não tem teto de lucro.

O que levar em consideração antes de definir um enquadramento para a empresa

A legislação civil brasileira passou por uma série de readaptações, oferecendo cada vez mais possibilidades para formalizar os negócios e incentivar os empreendedores.

Para os gestores que querem suas ideias lançadas no mercado, é essencial entender as diferenças entre os enquadramentos empresariais. Há vantagens e regras específicas para cada categoria de pessoa jurídica, e o gestor só pode aproveitá-las se conhecer as características por trás de cada espécie organizacional.

Quer saber mais sobre os enquadramentos e como utilizá-los a seu favor? Explicamos todos eles!

Enquadramentos de porte e tipos societários

Cada empresário deve tomar algumas decisões essenciais quando inicia seu negócio, a fim de definir seu posicionamento no mercado. É preciso optar por um tipo societário, por um enquadramento e pelo regime tributário.

Desde a publicação do Estatuto Nacional da Micro e Pequena Empresa, na ocasião da criação do Simples Nacional, surgiram as definições para os Enquadramentos de Porte. Eles especificam detalhadamente como as micro e pequenas empresas podem se beneficiar de seu tipo.

Apesar da abrangência dos enquadramentos, alguns gestores ainda os confundem, especialmente quando falamos em microempreendimentos individuais e pequenas empresas.

O Tipo Societário ou Natureza Jurídica, diferentemente dos enquadramentos, serve para determinar como a empresa é organizada em torno de sua sociedade e da responsabilidade de cada sócio no negócio.

Os enquadramentos de porte

Microempreendedor Individual

Em dezembro de 2008, uma Lei Complementar abrangeu os trabalhadores informais, buscando sua legalização. Com o regime de MEI, pequenos empresários que ainda não estavam em acordo com a lei puderam formalizar seu investimento e contar com os benefícios do programa.

Para ser denominado individual, o dono do negócio deve ter uma empresa sem sócios e não pode ter participação em outras corporações. Para se enquadrar no MEI, o faturamento não pode passar de R$ 81 mil anuais.

A formalização de um negócio no cadastro de microempreendedores individuais é fácil e rápida: basta que o empresário entre no website do Portal do Empreendedor e preencha as informações requeridas.

O cadastro não costuma levar mais do que 5 minutos e, após o preenchimento correto, é emitido o Certificado Digital de Microempreendedor Individual automaticamente. Com esse comprovante, o gestor pode iniciar as atividades como cadastrado no programa.

Microempresa

ME é a sigla para microempresa, que engloba empreendimentos que tenham faturamento de até R$ 360 mil por ano.

A formalização de um negócio nessa categoria é feita pela Junta Comercial local. O primeiro benefício é a possibilidade de optar pelo regime tributário Simples Nacional. Antes, porém, de fazer essa opção, o gestor deve realizar o planejamento tributário.

A legislação brasileira assinala como requisito aos microempreendedores individuais e aos empreendedores de pequeno porte o faturamento da empresa. Ter menos funcionários do que uma grande empresa ou menor capital social, por exemplo, não são fatores que ditarão o porte da organização.

Empresas de Pequeno Porte

As empresas que tenham um faturamento por ano de até R$ 3,6 milhões podem se classificar como empresas de pequeno porte, utilizando a sigla EPP. A expectativa é que o limite passe para R$ 4,8 milhões.

A formalização e a tributação seguem as mesmas indicações das microempresas. Ambas também são dispensadas da contratação de Jovens Aprendizes e podem receber benefícios em licitações públicas.

Regimes tributários

A opção por um enquadramento ou por um regime tributário se inicia com a definição da atividade da empresa. Depois disso, é preciso realizar a previsão de faturamento, a mensuração das despesas operacionais, a estimativa da margem de lucro e os gastos com funcionários.

Com essas informações em mãos, o empreendedor pode optar pelo regime tributário mais adequado ao seu negócio. Para os empreendimentos no Brasil, há três tipos de regime possíveis. Explicaremos cada um deles a seguir.

Simples Nacional

Esse é o mais novo entre os regimes tributários. Instituído pela Lei Complementar 123, de dezembro de 2006, o Simples Nacional foi criado — como o nome sugere — para simplificar o pagamento de tributos dos micro e pequenos empreendedores.

O regime permite dar um tratamento diferenciado para esse tipo de organização, possui alíquotas nominais baixas, que variam de 4% a 22,9%, e permite a entrada de empresas de diferentes setores.

Para alguns casos, no entanto, o regime pode não ser o mais vantajoso. A escolha dependerá da análise de faturamento e da quantidade de colaboradores empregados pela marca.

Para quem fatura até R$ 4,8 milhões, optar pelo Simples Nacional costuma ser a melhor alternativa. No entanto, para empresas de qualquer outro tamanho, a escolha deve se dividir entre o Lucro Presumido e o Lucro Real.

Se seu negócio estiver focado em comércio atacadista ou indústria, o Simples Nacional pode trazer prejuízos por conta do limite de transferências dos créditos tributários.

Lucro Presumido

Esse regime propõe uma tributação simplificada para determinar a base de cálculo do Imposto de Renda para Pessoa Jurídica e a Contribuição Social da empresa. As alíquotas são variáveis, dependendo da atividade empresarial: 32% sobre a prestação de serviços e 8% em comércio.

Geralmente, o regime é escolhido pelas organizações que faturam até R$ 78 milhões anuais; é indicado para quem tem lucro elevado, mas que não está obrigado a adotar o Lucro Real.

O PIS e o COFINS, nesse caso, são calculados de forma cumulativa. As compras organizacionais não têm abatimento dos impostos; a alíquota somada é de 3,65%, calculada sobre o valor do faturamento.

Lucro Real

Indicado para organizações que tenham margem de lucro menor que 32% (a definida para o Lucro Presumido), e para casos em que a lei impõe ao regime, como os bancos e instituições financeiras. Incidem sobre esse regime alíquotas de 15% e 9% de PIS e COFINS, respectivamente.

Como emitir notas fiscais

Quem quer saber como lidar com a burocracia empresarial precisa estar apto a lidar com a emissão de notas fiscais. O que para muitos empreendedores é dor de cabeça certeira, na verdade, não precisa ser tão trágico, especialmente com o amparo das tecnologias.

A sonegação de notas fiscais já foi um incômodo frequente para o governo e, com isso, ele perdia muito em arrecadação. A tecnologia foi a saída encontrada para contornar a sonegação fiscal e aprimorar a regulamentação, permitindo mais controle e transparência nas transações — além de vantagens para o meio ambiente, abolindo as notas fiscais de papel.

O SPED (Sistema Público de Escritura Digital) acredita que em breve nenhum estabelecimento poderá aceitar outra além da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Mas como emiti-la em seu pequeno negócio? Nós ensinamos!

Saiba qual tipo de nota fiscal emitir

Não sabe como lidar com a burocracia da nota fiscal? O primeiro passo é saber que há diversos tipos de nota fiscal em vigor no Brasil. Por isso, é fundamental saber qual cabe melhor ao seu negócio. Listamos as mais utilizadas:

Nota fiscal de produto (NF-e)

Esse modelo é voltado para a venda de mercadorias, sendo ou não por meio de e-commerce. Quando ocorre a compra de uma mercadoria física, é essa nota que o empreendedor deve utilizar.

Nota fiscal de serviço (NFS-e)

A NFS-e é utilizada para a prestação de serviços comercializados online ou offline. Se você é um produtor digital e vende e-books, cursos pela internet ou congressos, é a NFS-e que sua empresa deve emitir. A NFS-e deve ser gerada na prefeitura da cidade em que ocorreu a prestação do serviço.

Nota fiscal de consumidor (NFC-e)

A NFC-e é o tipo de nota que está substituindo o cupom fiscal utilizado no comércio. Sua emissão é virtual e economiza na utilização de papel.

Fique atento ao regime de tributação

Quem vende deve saber os limites e obrigações de cada tipo de tributação. Quando o empreendedor é MEI, por exemplo, a obrigação da emissão da NF-e se dá apenas quando a venda é do tipo B2B — ou seja, para outra pessoa jurídica.

Quando falamos em microempresa ou empresas de pequeno porte, a regra básica é gerar notas fiscais para cada venda, a fim de justificar cada recebimento. No Lucro Real ou Presumido, a regra é a mesma, com a emissão da nota em qualquer transação.

Automatize a emissão

Quando a nota fiscal é emitida manualmente, as chances de erros causados por fator humano são grandes. Sendo uma ação repetitiva, o processo analógico deixa uma grande margem de erro.

Por isso, o indicado é automatizar a emissão. Com um sistema inteligente, você não precisa se preocupar em como lidar com a burocracia.

Utilizando o software, o gestor pode integrar automaticamente todas as prefeituras do país ao seu meio de recebimento, enviar a NF-e para o consumidor e até contar com o monitoramento das vendas reembolsadas, cancelando tais notas fiscais.

Como realizar o Imposto de Renda de acordo com o enquadramento

Se você está pensando em ser um empreendedor cadastrado nos programas governamentais como MEI, é preciso ficar de olho nas novas mudanças definidas pelo Simples Nacional para assegurar a regularidade da marca.

Muitos cidadãos ainda têm dúvidas sobre a declaração de imposto de renda para MEI ou para pequenos empreendedores. Os gestores que trabalham por conta própria precisam declarar todos os rendimentos? É preciso preencher cada um dos requisitos no sistema da Receita Federal? A resposta é: depende.

Caso seus rendimentos venham de uma PJ — nas vendas B2B citadas anteriormente —, o declarante precisa anexar o informe que comprova cada transação.

Com esses dados, o profissional, independentemente do porte da empresa, deve inserir os rendimentos, o nome e o CNPJ de seus clientes B2B, o Imposto de Renda retido na fonte e o INSS extraído, tudo isso na plataforma da Receita.

Quando falamos em recebimentos de Pessoa Física por MEI ou por profissionais autônomos, como acontece com alguns freelancers, todo valor deve estar descrito no campo de Rendimentos Tributáveis Recebidos de Pessoa Física.

A declaração do IR é compulsória para qualquer trabalhador em um emprego formal. Apenas para os autônomos a situação é diferente: só aqueles com renda tributável superior a R$ 28.123,91 anuais têm a obrigação de declarar.

Faça a declaração simplificada

Tanto a declaração simplificada quanto a completa têm suas particularidades, e o empreendedor é quem escolhe a que melhor corresponde ao seu tipo de negócio.

Falaremos primeiramente da declaração simplificada. Como o nome sugere, essa opção é a menos complexa. A ideia, nesse caso, é somar todos os valores tributáveis do último ano e calcular o desconto de 20%, considerando o resultado da soma.

Esse modelo é mais indicado para os empreendedores que não têm muitas despesas. Para quem toca o próprio negócio e não tem muito a registrar no Imposto de Renda, a declaração simplificada é a melhor escolha.

Faça a declaração completa

A segunda opção para realizar a declaração é o modelo completo. Ele envolve o detalhamento de cada despesa tributária lançada na plataforma e é indicado para quem fatura, anualmente, acima dos R$ 16.754,34. Nesse caso, entram gastos com planos de saúde ou de educação.

Principais impostos pagos pelas empresas

São vários os impostos pagos por empresas brasileiras, afinal, além daqueles que são comuns a todas as atividades, há impostos específicos para cada ramo empresarial.

Os empresários e gestores precisam dar atenção especial aos pagamentos, já que a quitação em atraso ou o descumprimento das obrigações legais pode gerar diversos prejuízos financeiros e até ruir a imagem da marca diante de seus clientes e fornecedores. Faça o controle financeiro e lide com os encargos necessários!

Imposto de Renda da Pessoa Jurídica

O IRPJ é o imposto cobrado de qualquer empresa regularizada. Ele pode ser declarado anualmente ou a cada três meses, e a alíquota variará conforme o regime tributário escolhido pela marca — Lucro Presumido, Lucro Real, etc.

O não pagamento ou a indicação errada das informações acarreta multas e sanções penais ou administrativas, podendo caber até mesmo a condenação por crime de sonegação fiscal.

Contribuição Social sobre Lucro Líquido

A CSLL é uma contribuição que incide sobre o lucro líquido da companhia. Sua função é contribuir para a seguridade social e auxiliar na proteção dos direitos fundamentais dos cidadãos, como serviços de saúde e aposentadoria. O pagamento é feito por meio do DARF e o período de pagamento muda de acordo com o regime tributário.

Programa de Integração Social e Programa de Formação de Patrimônio do Servidor Público

Não se assuste com o nome do imposto! Popularmente chamado de PIS/PASEP, essa taxa paga pelas empresas é administrada pela Receita Federal e serve para a contribuição social. As alíquotas variam entre 0,65% e 1,65% e a apuração é feita mensalmente. Sendo assim, as empresas e entidades privadas devem providenciar o recolhimento até o 15º dia útil do mês.

Contribuição para o financiamento da seguridade social

O COFINS é cobrado sobre o faturamento mensal das empresas e também visa contribuir para a seguridade social e para a proteção dos direitos básicos dos cidadãos. A apuração, novamente, é mensal e as alíquotas variam entre 3% e 7,6%.

Imposto sobre Produtos Industrializados

O IPI incide sobre produtos industrializados, com apuração feita a cada 10 dias. Devem contribuir com esse imposto os envolvidos em desembaraço aduaneiro ou aqueles que trabalham com a saída de produtos industriais.

Instituto Nacional da Seguridade Social

O INSS é de recolhimento obrigatório e todo empreendedor precisa cumprir com essa obrigação, já que as multas por atraso são significativas. As alíquotas variam entre 25,8% a 28,8% e caem sobre a folha salarial.

Como lidar com a burocracia na empresa

Normas, processos, rotinas, formalidades: toda empresa séria, independentemente de seu porte, precisa de alguma burocracia para permanecer organizada e operante. Mas como lidar com a burocracia para não permitir que ela extrapole e se torne uma barreira ao sucesso da marca?

Reveja processos com frequência

Cada processo da empresa deve ser analisado e reformulado sem saudosismos. Permita a mudança e não tenha medo de rever os preceitos empresariais! Só com o trabalho diário é possível perceber se determinado processo está sendo benéfico ou causando prejuízos.

Pergunte-se:

  • meu processo atual tem o tempo de resposta esperado?
  • Como está a produtividade dos colaboradores que se relacionam com o processo?
  • Um processo está impactando outro de forma negativa?

Otimize o tempo

Toda empresa precisa seguir uma série de protocolos para se manter organizada. No entanto, além de efetividade na execução das tarefas, o tempo ideal para execução de cada uma precisa ser levado em conta. Para isso, defina prazos factíveis para cada plano de ação, desde a aprovação de uma ação até sua execução. Saiba traçar prioridades.

Abra mão de processos arcaicos

A tecnologia veio transformar as relações empresariais. Não se prenda ao passado: permita-se reinventar os processos empresariais e destinar à tecnologia algumas ações pontuais. Assim, você economiza tempo e recursos e permite que a equipe de colaboradores se dedique a atividades estratégicas.

Agora que você já sabe como lidar com a burocracia empresarial, sua empresa pode crescer sem perder eficiência nos processos por conta das exigências legais.

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