Controle de contas a receber: saiba como fazer e evitar erros

Ficar de olho em todos os valores que entram e que devem entrar no seu caixa permite fazer previsões de recebimento, além de auxiliar na tomada de decisão. Contudo, isso só é possível com um processo de contas a receber bem estruturado.

Se você também sempre fica perdido com tantos dados e informações, confira neste post como o contas a receber é uma gestão essencial para uma empresa.

O que é o controle de contas a receber?

O contas a receber é um time responsável pelo controle de tudo o que a empresa tem a receber de seus clientes. Basicamente, ele é um subsistema de controle de recebíveis que faz parte de um sistema maior, o financeiro.

O sucesso empresarial é baseado no bom gerenciamento dos recursos. Compreender os ciclos que ocorrem dentro de um negócio é fundamental para identificar os valores que ainda vão entrar em caixa—  e que  podem ser utilizados para despesas previstas.

Assim, é possível organizar os pagamentos sem que isso deixe o empreendimento sem capital de giro.

Como fazer o controle de contas a receber?

Compreender os processos internos é essencial para o sucesso do negócio. Isso requer análises e estudos. Logo, para estruturar um controle de contas a receber seguro e com informações confiáveis, é necessário seguir alguns passos. Veja os principais.

1. Faça o registro de todas as contas a receber

O primeiro passo é ter o seu fluxo de caixa em dia e organizado. Isso porque você precisará ter separadas as despesas, as receitas, as contas a prazo e aquelas que foram feitas à vista. Além disso, com essa organização, você saberá de onde vem e para onde vai o dinheiro da empresa.

O seu controle de recebimentos deve começar pelo registro constante e atualizado sobre todas as contas e valores que estão para entrar no seu caixa. Essa é uma prática básica para a sua gestão financeira e para qualquer tipo de planejamento.

Para isso, tenha um controle digitalizado – para evitar perder as suas informações – e registre, principalmente:

• Vendas a prazo;
• Vendas agendadas;
• Vendas que estão em atraso.

Esse registro deve ser feito diariamente ou sempre que for feita uma venda que não seja à vista. Se você deixar para fazer em outros momentos ou somente uma vez por semana, por exemplo, certamente perderá valores e informações no meio do caminho.

2. Separe por tipo de recebimento

Categorizar as suas contas é uma ótima maneira de ordenar tudo o que precisa receber, o que já foi recebido e o que está em atraso. Assim, você consegue visualizar melhor a situação das suas contas e prever a situação do caixa.

Então, depois de fazer o registro no seu controle de recebimentos, classifique o tipo de conta, detalhando o cliente, o valor e como esse será recebido. Além de facilitar a sua identificação, dessa forma, você poderá começar o seu processo de cobrança em tempo hábil.

Por exemplo, detalhe se o valor será pago em Pix, cartão de crédito ou boleto bancário, especifique o produto ou serviço adquirido e a data acordada para pagamento.

Essas informações são importantes para o seu planejamento do recebimento, já que recebíveis de Pix entram na conta imediatamente, enquanto boletos são compensados em até 3 dias úteis. Cartão de crédito, por sua vez, possibilita o recebimento em 30 dias (caso você não solicite a antecipação de recebíveis).

3. Classifique as contas a receber em ordem cronológica

As suas contas a receber devem ser organizadas e armazenadas seguindo a data de venda ou de pagamento.

Para isso, as primeiras devem ser aquelas com recebimentos mais recentes, seguidas dos mais tardios. Afinal, não faz tanto sentido se preocupar com vendas que serão pagas daqui a dois meses, por exemplo, se este mês há valores a serem pagos.

Dessa maneira, é possível prevenir a inadimplência e ainda organizar os recebimentos de acordo com o período do mês. Isso influencia positivamente até mesmo no seu relacionamento com fornecedores e garante que o seu caixa tenha recursos para continuar disponibilizando as suas compras a prazo.

4. Tenha um meio seguro para armazenar o seu controle

Imagine se você faz todo o seu controle com papel, caneta e um caderno e acaba perdendo esse livro de registros? Além de todo o tempo perdido preenchendo manualmente as contas a receber, você perderá tudo o que registrou.

Ou, então, pense em controles feitos em planilhas que ficam salvas no seu computador. Se ele apresentar algum problema no disco rígido, você também perde tudo.

Dito isso, procure armazenar os seus arquivos em locais seguros, como na nuvem ou em plataformas de gestão. Assim, não há o risco de perder os seus documentos e você ainda se protege contra a ação de terceiros, já que precisa de um login e senha para acessar as suas informações.

5. Registre as suas receitas

Para que o seu controle seja eficiente, é necessário fazer o registro de todas as receitas do seu caixa, de maneira que possa cruzar esses dados e identificar o pagamento.

Para fazer isso de maneira prática e sem confusões de valores, basta ter os dados de todos os créditos, como o serviço ou produto oferecido, e acompanhar todas as movimentações do seu caixa.

Assim, você não corre o risco de deixar passar despercebido um pagamento que foi efetuado ou que está em atraso por falta de comprovante.

6. Faça o controle de contas a receber todos os meses

O ideal é que o seu controle de contas a receber seja feito mês a mês e em conjunto com os extratos bancários e demais comprovantes de pagamentos que são enviados pelos compradores.

Além de otimizar a sua organização de recebimentos, fazer o registro todos os meses permite identificar padrões dos clientes. Afinal, não é porque um consumidor atrasou o pagamento em um mês que ele é um mal pagador. Esse tipo de informação é fundamental para o seu controle.

7. Mensure o índice de inadimplência

Saber quanto os inadimplentes representam dentro de uma carteira de clientes é fundamental. Essa inadimplência significa que o dinheiro da empresa não está entrando no tempo previsto. 

Obviamente, o percentual ideal seria 0%, mas sabemos que essa não é a realidade da maioria dos empreendimentos. Dessa forma, os gestores precisam trabalhar para manter esse percentual o mais baixo possível.

Para calcular o índice de inadimplência, utiliza-se a seguinte fórmula:

Vale lembrar que cada empresa tem suas particularidades. Dessa forma, esse indicador pode variar e ser calculado com um prazo maior de tempo.

8. Negocie com o cliente

Manter um bom relacionamento com o consumidor é essencial. No entanto, deixar de cobrar os inadimplentes não é algo plausível para os negócios.

Por isso, uma alternativa é procurar entender a real situação do cliente e, a partir daí, traçar estratégias de negociação e parcelamento dentro das possibilidades desse consumidor.

O uso adequado de negociação faz com que a empresa receba o que é devido e ainda mantenha a boa relação com o cliente.

9. Mantenha um histórico de pagamento dos clientes

O histórico do cliente é fundamental para a análise de perfil do seu consumidor. Além disso, ele proporcionará um embasamento para futuras negociações.

Essas informações são importantes para o controle de contas a receber, uma vez que é possível verificar se o cliente está passando por um momento específico ou se está costumeiramente inadimplente com os pagamentos.

Como evitar erros no processo de contas a receber?

O número de informações necessárias para o controle de contas a receber é muito grande para ser negligenciado. Por isso, existem alguns erros que devem ser evitados para não comprometer a saúde financeira da empresa.

Não faça o controle de contas a receber manualmente

Registrar todos os fatos ocorridos de forma manual é uma das principais causas de falha humana, o que acarreta informações equivocadas.

Por isso, é imprescindível que a empresa invista em uma gestão informatizada das contas a receber.

Um estudo do Gartner com 167 organizações financeiras, realizado em novembro de 2020, mostrou uma intenção generalizada de investimento em tecnologias emergentes nos próximos três anos, com soluções de ERP em nuvem sendo a escolha mais citada entre os entrevistados.

Não misture as contas pessoais com as contas da empresa

Um dos grandes problemas das empresas é a falta de separação das despesas pessoais das despesas empresariais.

Quando não há essa separação, independentemente da quantidade de receitas projetadas, o número de despesas sempre será além da capacidade da empresa, apresentando indicadores de solvência equivocados.

Dessa forma, é essencial estipular um pró-labore para os sócios e não utilizar os recursos da empresa para pagar contas particulares.

Como o sistema de contas a receber ajuda na gestão de recebimentos?

Softwares para computador e plataformas para dispositivos móveis fazem a gestão financeira de maneira acertada e funcional, com a geração de notas fiscais para o controle de caixa e a emissão de lembretes para as datas de pagamento e recebimento.

Já deu para perceber que a tecnologia é uma grande aliada do seu negócio quando é preciso gerenciar as contas a receber. Mas os benefícios não param por aí. Confira outros benefícios proporcionados pela tecnologia para o controle de contas a receber.

Mobilidade no controle de recebimento

Com a possibilidade de salvar seus dados em sistemas de cloud computing, eles ficam seguros e acessíveis de qualquer lugar. Assim, fica fácil mostrar ao cliente quaisquer documentos requisitados ou fazer registros no sistema utilizando apenas o telefone celular.

Segurança na gestão de recebimentos

Além de permitir que os processos analógicos sejam deixados no passado, os novos softwares para gestão de contas garantem, ainda, que seus dados estejam salvos com segurança.

Já imaginou ter de checar as informações de cada cliente em meio a papeladas, escaninhos e pastas? Os processos burocráticos são reduzidos quando a gestão aposta em tecnologia.

Redução da inadimplência

Registrar os dados dos consumidores na nuvem também é uma forma de otimizar o relacionamento com a clientela e desenvolver um laço afetivo entre a empresa e seus clientes. Isso, a longo prazo, diminui as inadimplências.

Fidelização de clientes

Com um registro do hábito de compras do consumidor, de seu comportamento, ticket médio e desejos, o gestor pode adotar novas estratégias de fidelização de clientes.

Com um software, é fácil manter registrados todos os dados essenciais do cliente e traçar planos de ação que o atinjam diretamente.

Como escolher o melhor sistema de contas a receber para a empresa?

Contar com um ERP é a maneira mais inteligente de fazer o controle de contas a receber em uma empresa. Afinal, trata-se de um processo cheio de informações que precisam ser registradas de forma precisa e segura.

Vantagens do sistema ERP para o controle de contas a receber

Automatizar tarefas e armazenar os dados na nuvem otimiza a gestão de contas. Isso porque um sistema de cobrança automatizado oferece mais segurança para os processos, garantindo o contato com os clientes em tempo hábil para reduzir a inadimplência e fazer o adequado acompanhamento dos casos que ainda restarem.

Ferramentas de controle financeiro para a gestão de recebimentos

Um bom sistema de gestão emite lembretes para que a empresa faça as devidas cobranças nas datas corretas, evitando um alto índice de inadimplência. E não apenas auxilia nesse processo, mas também garante ao negócio um monitoramento das contas, registrando o quê e quando deve entrar.

Escolha do sistema de contas a receber

Para ajudar no seu controle, o Asaas é uma plataforma completa que permite o gerenciamento de todos os seus recebimentos, independentemente se são de cartões de crédito, débito ou boletos bancários. Dessa forma, nenhuma informação passa despercebida na sua organização de contas.

O controle de recebimentos é a ferramenta que você tem em mãos para identificar os valores que foram pagos e aqueles que estão em aberto, permitindo um acompanhamento de perto das contas da empresa.

Agora que você sabe a importância da gestão de contas a receber, crie uma conta gratuita no Asaas e tenha total controle sobre as finanças da sua empresa.