Controle de contas a receber: como um aplicativo pode ajudar?

Realizar a gestão financeira da empresa não se trata apenas de quitar os boletos bancários em dia, fechar acordos com fornecedores e contabilizar os depósitos. É claro que esses processos são essenciais para o bom funcionamento da companhia, mas as obrigações não findam aí: é preciso fazer o controle das contas a receber.

Quando o gestor tem a habilidade de gerenciar as contas organizacionais, os pagamentos dos funcionários estão seguros dos atrasos, o abastecimento do estoque é garantido e os pagamentos necessários são saldados na data certa.

Para quem empreende, não há nada pior do que ficar no vermelho, certo? Então, aprenda a gerenciar com maestria os pagamentos e recebimentos da sua empresa. Listamos as melhores dicas neste post!

Como fazer o controle de contas a receber?

Você já entendeu a importância de gerenciar as contas do seu negócio. Mas como traçar um plano de ação que permita colocar em prática esse processo empresarial necessário para o sucesso da marca?

Planejamento é a palavra-chave para qualquer ato na organização — e, na hora de gerir as contas, não é diferente. Damos o passo a passo para fazer um bom controle de contas a receber.

Aposte na tecnologia

As planilhas são uma opção útil para organizar as contas a receber. Mas, hoje, a tecnologia oferece aplicativos que podem facilitar o seu controle sem a necessidade de processos obsoletos.

Softwares para computador e plataformas para dispositivos móveis já fazem a gestão financeira de maneira acertada e funcional, gerando notas fiscais para o controle de caixa e emitindo lembretes para as datas de pagamento e recebimento.

Com a possibilidade de salvar seus dados em sistemas de cloud computing, seus dados estão seguros e acessíveis de qualquer lugar. Fica fácil mostrar ao cliente quaisquer documentos requisitados ou fazer registros no sistema utilizando apenas o telefone celular.

Mantenha registros

Parece óbvio anotar tudo o que entra ou sai do caixa da empresa, mas é sempre válido reforçar essa questão. Acredite: muitos gestores negligenciam esse passo e, por isso, ficam perdidos nas contas.

Se você deixa de registrar os futuros saldos do seu negócio, a gestão fica comprometida e não é possível ter uma visão panorâmica sobre o estado do seu caixa.

Uma boa opção é adotar um software para esse registro, em que serão anotados os pagamentos fixos — como as despesas com os funcionários, o aluguel do espaço, telefone e internet — e também os pagamentos variáveis — compras de insumos e boletos de água e luz, por exemplo.

Os valores a receber precisam estar anotados no mesmo esquema, porque tal prática facilita o balanço e os fechamentos. Ao subtrair as despesas do negócio do valor que você tem a receber, fica fácil estimar quanto constará em caixa ao fim do mês.

Qualquer intervenção sobre o pagamento dos clientes só pode ser feita a tempo se for prevista e bem gerida. Portanto, não economize nos registros.

Separe contas empresariais e pessoais

Nossa terceira dica também pode parecer lógica, mas é deixada de lado em algumas organizações. Especialmente no caso do pequeno empreendedor, esse é um erro frequente e que pode comprometer seriamente as finanças.

Misturando as despesas da empresa com os gastos pessoais, o empresário complica a gestão das finanças e pode se confundir no controle de contas a receber.

Quando o gestor adota um bom software, essa separação é feita com simplicidade: é possível criar arquivos para dividir as contas pessoais dos gastos e lucros empresariais,

Saiba cobrar

Para muitos empresários, fazer cobranças é um desafio. Mas é uma ação necessária, especialmente se os índices de inadimplência estão crescendo na companhia.

Muitas razões levam o cliente a faltar com o pagamento. Independentemente do motivo para o atraso, é preciso que o gestor demonstre para esse cliente inadimplente a necessidade de manter os pagamentos em dia. Aja com cordialidade, mas saiba fazer as cobranças necessárias.

Acredite: muitos clientes deixam de pagar apenas porque se esquecem da data de vencimento. É possível contornar o problema com facilidade emitindo um lembrete.

Que tal aproveitar a tecnologia para ajudar nesse processo? O envio de um SMS ou de uma mensagem instantânea já é o suficiente para deixar o cliente ciente de que há um pagamento em aberto e que deve ser quitado o quanto antes.

Renegocie dívidas

Se você percebeu que o cliente não conseguirá quitar determinada dívida, renegocie-a com antecedência, antes que ele simplesmente a abandone. Caso a conta permaneça correndo, os juros crescentes aumentarão cada vez mais o valor devido e, logo, a conta estará fora da capacidade de pagamento do consumidor.

Emita um lembrete de cobrança, entre em contato com o cliente e defina um novo acordo. O próprio software ajuda a calcular os juros sobre os atrasos e emitir a nova cobrança para os clientes.

Se for necessário, proteste o boleto. Assim, você cobrará formalmente o cliente devedor com o respaldo de um cartório. Resolva a situação de forma a impactar o mínimo possível seu negócio.

Como a tecnologia pode ajudar?

Já deu para perceber que a tecnologia é uma grande aliada do seu negócio quando é preciso gerenciar as contas a receber. Mas os benefícios não param por aí.

Além de permitir deixar de lado os processos analógicos, os novos softwares para gestão das contas permitem, ainda, que seus dados estejam salvos com segurança.

Já imaginou ter de checar as informações de cada cliente em meio a papeladas, escaninhos e pastas? Os processos burocráticos são reduzidos quando a gestão aposta em tecnologia.

Nada de gastar tempo e dinheiro coordenando as documentações e realizando consultas. Esses processos arcaicos são atualizados e resumidos: grande parte das funções pode ser destinada aos programas. Isso gera economia de tempo e dinheiro.

Registrar os dados dos consumidores é também uma forma de otimizar o relacionamento com a clientela e desenvolver um laço afetivo entre a empresa e seus clientes — o que, a longo prazo, diminui as inadimplências.

Com um registro do hábito de compras do consumidor, de seu comportamento, tíquete-médio e desejos, o gestor pode adotar novas estratégias de fidelização. Um cliente fidelizado dá preferência ao seu negócio. Com um software, é fácil manter registrados todos os dados essenciais do cliente e traçar planos de ação que o atinjam diretamente.

Entre os planos de ação mais urgentes, claro, está a gestão das contas a receber. Para simplificar o processo e contar com um bom parceiro fornecendo tecnologia, entre em contato com a ASAAS hoje mesmo! Temos as melhores soluções para o seu negócio.

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