Ferramentas digitais para microempreendedor individual

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A tecnologia está dominando a rotina das empresas a cada dia. Isso porque as ferramentas digitais são formas de tornar o trabalho de qualquer pessoa mais fácil, inclusive no caso dos empreendedores individuais.

A boa notícia é que, com essa popularização, já é possível encontrar ferramentas com custo baixo e até gratuitas. Assim, até mesmo as empresas pequenas conseguem atuar de forma organizada e moderna.

Outro ponto positivo é que já existem ferramentas com funções bem diferentes, como divulgação de um produto, organização das tarefas e até mesmo as que ajudam na gestão financeira.

Quer saber mais sobre essa possibilidade de modernizar sua empresa sem pesar no bolso? Descubra ferramentas digitais que vão revolucionar seu dia a dia!

O que são ferramentas digitais

Antes de qualquer coisa, vamos começar deixando claro o que é uma ferramenta digital. De forma geral, tudo que facilita a comunicação entre o homem e o computador pode ser considerado uma delas.

Ou seja, todas as modernidades, como smartphones, tablets, celulares e outros aparelhos tecnológicos, estão nessa categoria. O uso delas pode ser pessoal, educacional e, é claro, profissional.

Para utilizá-las, é necessário saber um pouco de informática, mas nada que não esteja dentro do usual. Com a evolução da tecnologia, essas ferramentas se tornaram mais fáceis de entender e intuitivas.

Funcionalidades variadas

Existem diversos tipos de ferramentas digitais, com suas qualidades e defeitos. Na verdade, cada uma é mais indicada para um tipo de situação. Por isso, vale a pena pesquisar sobre as possibilidades de tornar suas tarefas mais simples com a utilização desses instrumentos tecnológicos.

Para os empreendedores e donos de negócio, o uso das tecnologias digitais é praticamente indispensável. Na maioria dos casos, é possível fazer tudo de maneira analógica, mas isso aumenta a quantidade de erros e prejudica a produtividade da empresa.

Quer entender como? Confira no próximo tópico!

Motivos para usar ferramentas digitais no seu negócio

O Brasil ainda é um país que sofre para modernizar seus processos. Isso faz com que a produtividade das nossas indústrias e empresas seja mais baixa do que a de negócios em outros países.

No cenário amplo, essa é uma das explicações para os preços serem mais altos e a competitividade com o exterior, baixa.

Podemos usar essa mesma lógica para pensar os motivos de se usar ferramentas digitais dentro de um negócio. Elas foram criadas para facilitar a vida de empresários e empreendedores, possibilitando um custo menor e que se gaste menos tempo para fazer as tarefas. Assim, os preços caem e a competitividade aumenta.

Veja alguns motivos para usar as tecnologias na sua empresa:

  • Trazem mais organização: nem sempre é fácil lembrar tudo o que é preciso fazer no trabalho, e algumas tarefas podem ser esquecidas. Com as ferramentas digitais, criar fluxos de trabalho e coordenar projetos pode ser simples e feito em qualquer lugar.
  • Facilitam processos: algumas ferramentas, especialmente as de gestão financeira, podem automatizar tarefas burocráticas, que quase sempre são deixadas de lado pelos administradores. Assim, os riscos de esquecer algo são reduzidos.
  • Reduzem custos: até mesmo os recursos pagos têm como objetivo ajudar a reduzir as despesas de uma empresa. Isso pode ser feito de diversas formas, como ajudando a cumprir prazos, evitando erros que provoquem retrabalho, reduzindo tarefas burocráticas e até traçando um perfil dos gastos da empresa e mostrando o que pode melhorar.
  • Aumentam a eficiência: quando um processo ou tarefa é feito de forma digital, há um número maior de ferramentas que evitam erros. Isso é possível porque várias tecnologias oferecem formas de fazer checagem. Esse cuidado ao evitar erros pode fazer toda a diferença para o consumidor final.
  • Atraem clientes: se você observar as pessoas com que convive diariamente, com certeza vai perceber que a grande maioria já está conectada à internet. Por isso, é de se esperar que haja muitas oportunidades de divulgação de seus produtos e serviços. Assim, você atrai novos clientes e pode melhorar seu faturamento.
  • Trazem segurança: quem já passou pelo sufoco de deletar um documento sem querer e perdê-lo para sempre ou não salvar alterações e ser surpreendido por uma queda de energia vai gostar de saber que as ferramentas digitais permitem fazer backup das informações. Ah, as alterações em documentos online também são salvas automaticamente.
  • Agilizam entregas: com a possibilidade de ter uma rotina mais organizada, você deixa de perder tempo com as burocracias após um pedido. Assim, as entregas de produtos ou serviços ficam mais ágeis, e seus clientes, mais satisfeitos.
  • Ampliam a produtividade: uma das grandes vantagens de usar ferramentas digitais é que elas possibilitam trabalhar de qualquer lugar do mundo. Então, você pode ser eficiente em momentos que seriam uma perda de tempo, como filas de bancos, sala de espera de médicos e até mesmo quando estiver parado no trânsito.
  • Inovam seu segmento: a tecnologia também pode ser uma ótima forma de fidelizar seus clientes. Quando o empresário está focado em buscar alternativas digitais que facilitem seu trabalho, acaba trazendo novidades para os clientes, como outras formas de pagamento, novos serviços, entre outras inovações.

Se nenhuma dessas vantagens te convenceu sobre a necessidade de conhecer e implementar ferramentas digitais no seu negócio, um fator vai fazer você repensar sua posição: esse é um caminho sem volta.

Estar atualizado com as possibilidades da tecnologia para um negócio é uma forma de se manter competitivo. Se você não as usar, é muito provável que um concorrente use e aproveite todas as vantagens da modernização, se destacando no mercado.

Quem leva a sério o empreendedorismo e deseja buscar resultados melhores para uma empresa deve ficar sempre ligado à evolução da tecnologia, procurando ferramentas que possam ajudá-lo a crescer e se encaixem tanto no estilo do negócio quanto no seu bolso.

Agora que você já está convencido sobre a necessidade de digitalizar a sua empresa, chegou a hora de descobrir como escolher entre as ferramentas disponíveis. Assim, você consegue trazer melhorias significativas para o seu negócio de uma maneira fácil de usar e com baixos custos!

Como escolher as melhores tecnologias

Antes de escolher que tipo de tecnologia será aplicada a seu negócio, é interessante listar quais são as suas principais fraquezas na administração. Isso evita que você comece com um processo que já está caminhando bem e lhe permite focar aquilo que realmente precisa ser melhorado.

Para isso, tente se lembrar de quais são os problemas recorrentes do negócio. Por exemplo:

  • Perda de prazo: está com dificuldade para entregar seus trabalhos ou produtos dentro do combinado? Você precisa melhorar sua organização.
  • Contas atrasadas: nunca mais esqueça uma obrigação com as ferramentas de lembrete.
  • Dificuldade em conseguir clientes: cuidado para não se afastar do mercado. Invista em divulgação nas mídias sociais e faça networking!
  • Arquivos perdidos: não deixe de salvar cópias dos seus trabalhos! Para não ter que confiar apenas em pendrives e computadores, o armazenamento na nuvem é uma solução.
  • Cobrança de clientes: receber dos clientes nem sempre é fácil, e o processo de cobrança pode consumir um bom tempo do seu dia. Busque ferramentas de gestão financeira!

Todos os problemas da vida têm uma solução. Com os desafios de um empreendedor, não é diferente. Procure descobrir quais são os gargalos da sua produção e pense que tipo de ferramenta digital poderia te ajudar a solucioná-los.

Confira algumas sugestões de ferramentas e aplicativos indispensáveis para empreendedores no próximo tópico!

Tipos de ferramenta digital

Quando pensamos em uma empresa digitalizada, é normal nos lembrarmos de programas personalizados e completos, que gerenciam todas as atividades. Esse é um ótimo cenário, mas pode afastar empresários que não tenham a possibilidade de investir nesse tipo de tecnologia no momento.

Porém, a capacidade financeira não deve impedir ninguém de procurar ferramentas digitais que melhorem a produtividade. Nem só de softwares complexos é feito esse universo, como veremos nesta lista.

Quer se surpreender com as possibilidades digitais? Confira nossa lista de ferramentas digitais, separadas por funcionalidade:

Organização

Empresas desorganizadas estão fadadas a conviver com clientes insatisfeitos, prazos perdidos e até mesmo o fantasma da falência. Nenhum empreendedor gosta de conviver com esses resultados. Para isso, não há outra solução: a empresa precisa se organizar.

Vamos começar pensando na rotina da empresa. As ferramentas digitais permitem que você anote as tarefas que ainda tem a fazer e crie fluxos de trabalho, para seguir o andamento de cada projeto.

Entre as ferramentas preferidas dos empresários nesta categoria, está o Trello, um aplicativo de gerenciamento de projetos disponível para Android e iOS. Ele pode ser usado individualmente e em grupo.

O Trello organiza projetos, eventos e tarefas de forma dinâmica e funcional, aumentando a produtividade das empresas. Ele também permite consultar orçamentos, responsáveis e prazos de cada projeto.

Há também outros aplicativos que funcionam de forma semelhante, como o MeisterTask, Asana e TodoIst. Todos estão disponíveis para celulares Android e iOS, podem ser acessados pelo computador e têm versões gratuitas.

Lembretes

Esta categoria vai ajudar quem é organizado, mas tem dificuldade de se lembrar de reuniões, tarefas e até mesmo de contas a pagar. O processo de adaptação à tecnologia é a parte mais difícil de contar com o apoio desses aplicativos, já que é necessário abastecê-los com as informações.

O Google Calendar é uma tecnologia gratuita que está ao alcance de qualquer pessoa que tenha uma conta no Gmail. Se o seu celular tem o sistema operacional Android, você certamente já tem uma conta nele. Para usá-lo, basta abrir a agenda do celular e marcar os compromissos. Os lembretes podem ser feitos no próprio smartphone e até por e-mail.

Na mesma linha, surge o Google Keep. Esse aplicativo está disponível para Andoid e iOS e tem uma utilidade simples e útil: fazer listas e anotações rápidas. Ele também permite agendar lembretes, evitando que você esqueça de revisar suas anotações. Outras opções que seguem o mesmo estilo de funcionamento são o Wonderlist e o Remember the Milk.

Quem adora colecionar artigos para ler, imagens e vídeos para observar depois não pode deixar de ter o Evernote. Ele é um dos aplicativos mais populares para a produtividade, já que arquiva vários tipos de formato e ainda permite a divisão por categorias.

Por último, quem sempre esquece as datas de vencimento das faturas e boletos e perde dinheiro no pagamento de juros vai querer usar o Bills Reminder. Disponível apenas para Android, ele envia notificações para lembrar o pagamento das contas. Além disso, ele divide os lembretes entre atrasadas, próximas, pagas e não pagas.

Na mesma linha, o aplicativo brasileiro Qipu, feito em uma parceria do Sebrae com o Buscapé, foi criado para dar uma ajuda aos microempreendedores brasileiros. Ele pode ser usado pelo celular ou computador e alerta sobre os vencimentos de obrigações fiscais, benefícios e arrecadação das microempresas.

Mídias sociais

Elas já fazem parte da rotina da maioria das pessoas, e é bem provável que você já tenha um perfil pessoal em alguma delas.

Se quase todo mundo confere as redes pelo menos uma vez ao dia, é uma boa ideia colocar a sua empresa nesse ambiente, aumentando a divulgação e criando uma forma para o público entrar em contato de forma prática, não é mesmo?

Algumas mídias sociais, como Facebook e Instagram, permitem até mesmo a criação de uma loja online dentro do aplicativo para que você possa vender seus produtos. Se não for o caso, mantenha o perfil para publicar novidades, conteúdos relevantes para seus clientes e divulgar os dados de contato da empresa.

Além das mais famosas, outra mídia que oferece boas oportunidades é o LinkedIn. Essa rede social é focada em contatos profissionais e pode ser uma ferramenta poderosa de networking e venda de serviços.

Twitter, Snapchat, YouTube e Google+ são mais alguns exemplos de redes sociais bastante utilizadas, mas que ainda não são tão desenvolvidas para ajudar negócios. Porém, se for relevante para a área de atuação da sua empresa, podem ser usadas para divulgação e relacionamento com clientes.

Arquivos em nuvem

Não é raro encontrar empreendedores cuja empresa cabe dentro de um computador. Como bastante gente tem optado por deixar a CLT e ser sua própria empresa, esse tipo de trabalho está cada vez mais comum.

Por atuarem sozinhos, os autônomos devem ter bastante cuidado com seus arquivos, pois não há a quem recorrer se o computador tiver um problema e apagar todos os trabalhos realizados e em andamento. Para evitar esse tipo de desespero, o arquivamento em nuvem é o mais indicado.

Basicamente, essas ferramentas permitem que você faça o upload de arquivos na internet, protegidos por senha. Então, você terá uma cópia salva de seus documentos e trabalhos e pode até liberar mais espaço no seu computador.

Mais uma vez, o Google tem uma das ferramentas mais usadas do setor. O Google Drive permite o backup de todos os tipos de arquivo na nuvem e conta com 15 GB de espaço grátis. É possível compartilhar arquivos específicos com terceiros, sem deixar que eles vejam os demais dados no seu aplicativo.

O Dropbox é outra opção bastante utilizada para armazenar arquivos e compartilhar com o público. O plano gratuito, para pessoas físicas, disponibiliza até 1 TB de armazenamento de dados.

Os dois aplicativos estão disponíveis no computador e dispositivos Android e iOS, fazem backup automático e estão comprometidos em manter a segurança dos arquivos de seus usuários.

Comunicação com o consumidor

Uma das utilidades das ferramentas digitais que mais agradam os donos de pequenos negócios é a possibilidade de comunicação. Com a internet nos celulares, é fácil economizar em ligações, agilizar o contato com clientes e até mesmo efetuar vendas pelo celular.

Para começar com o mais utilizado, podemos falar sobre o WhatsApp. Esse aplicativo, disponível para todos os tipos de sistemas de celular, começou com troca de mensagens. Alguns negócios já atuam realizando vendas apenas pelo aplicativo.

Agora, ele também oferece a função de ligações, se unindo a Skype, Viber e Hangouts. Esses aplicativos ajudam a economizar na conta de telefone e celular e são ótimos para quem faz negócios com outras cidades e estados, evitando ligações interurbanas.

Comunicação em equipe

O empreendedor que trabalha com prestação de serviços tem opções para não ficar com a caixa de e-mails sempre lotada ou receber mensagens de WhatsApp nos momentos de descontração.

Alguns aplicativos, como o Slack, são focados na comunicação em empresas, com conversas de grupo. É uma forma de trocar mensagens com segurança e de maneira prática.

O Slack é um dos aplicativos de comunicação favoritos dos empresários e empreendedores por conseguir fazer conexão com diversas ferramentas interessantes. Para gerenciamento de arquivos, Google Drive e Dropbox estão incluídos no aplicativo. O agrupamento de notificações pode ser feito pelo Twitter ou Asana.

Outra possibilidade bastante interessante dessa ferramenta de comunicação em equipe é que, conforme sua empresa for crescendo, é possível integrar o Slack com sistemas de vendas, por exemplo. Assim, a comunicação da empresa fica cada vez mais eficiente e segura. Ele tem uma versão gratuita e está disponível para Android, iOS e Windows.

Ajuda e networking

Neste texto, já falamos sobre o LinkedIn, uma mídia social muito usada para fazer contatos profissionais. Porém, ele não é a única ferramenta digital de networking que pode ajudar seu negócio.

O Aussi é uma ferramenta em que empreendedores podem se conectar gratuitamente, trocar experiências e resolver dúvidas uns com os outros. Na versão paga, é possível ainda contar com uma consultoria de negócios. O aplicativo está disponível para Android e iOS.

Controle financeiro

Fazer uma boa gestão financeira é um dos maiores desafios para micro, pequenas e até médias e grandes empresas. Tentar organizar pagamentos e inadimplência sem a ajuda de uma ferramenta digital pode resultar em grandes prejuízos, especialmente se a empresa não contar com uma forma de cobrança automatizada.

Uma boa ferramenta de controle financeiro permite que você gere boletos e os envie automaticamente por e-mail ou SMS, ocasionando uma economia com correio. É possível utilizar esses serviços até mesmo sem taxa de adesão ou mensalidade, pagando apenas pelos boletos pagos!

Isso evita que você tenha que ficar buscando depósitos não identificados em sua conta, receber por cheques sem fundo e até mesmo ser assaltado após receber um serviço.

Bons sistemas de controle financeiro podem oferecer outras funcionalidades também, como nota fiscal automática, integração com outras ferramentas e a gestão das cobranças, deixando o empresário livre para focar apenas o seu negócio.

Benefícios de o MEI usar ferramentas digitais

Muitos autônomos e microempresários acreditam que as ferramentas tecnológicas são apenas para grandes empresas, com um bom número de empregados. No entanto, isso não é uma realidade.

A tecnologia ajuda a organizar grandes empresas, mas pode trazer um ganho de produtividade que é importante para os microempreendedores. O tempo economizado e a organização fazem com que seja possível se dedicar mais às tarefas, deixando de desperdiçar o dia com burocracias.

Quando pensamos em microempresas, não é raro que elas sejam formadas por apenas uma pessoa. Por isso, esse proprietário precisa aprender a priorizar as tarefas, focando a atenção no que realmente traz dinheiro, como a venda de produtos e serviços.

É para isso que serve a tecnologia. Ela facilita as outras obrigações, ou pelo menos as organiza, para que o empreendedor não precise ficar se cobrando o tempo todo. Assim, ele consegue prestar mais atenção ao que está fazendo e rende mais.

Ao alcance do seu orçamento

Neste texto, vimos diversas ferramentas gratuitas ou com custo bastante baixo, ideais para microempresas que precisam se organizar, mas não têm dinheiro sobrando para investir em tecnologias de ponta.

O mais interessante é que você pode testá-las e até mesmo combinar seu uso conforme as necessidades da sua microempresa. A gestão mais organizada vai garantir a satisfação de clientes e parceiros e até o aumento da sua margem de lucro.

Quem não tem o hábito de usar ferramentas digitais pode começar aos poucos. Baixe um aplicativo de gerenciamento de tarefas, por exemplo. Conforme criar o hábito de incluir informações e excluir o que já foi feito, evolua para uma ferramenta de gestão de projetos, e assim sucessivamente. É o seu caminho para o sucesso!

A adesão às ferramentas digitais é inevitável. Todas as empresas podem ganhar com o uso dessas tecnologias, que foram criadas para facilitar a rotina dos envolvidos. Por isso, empreendedores que desejam ter um negócio de sucesso não podem deixar de testá-las. O ganho de eficiência e organização com certeza vai torná-las essenciais para o empreendimento!

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