Guia completo para emitir nota fiscal nas principais capitais

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Independentemente da sua atividade, seja ela de vendas ou de serviços, é fundamental saber usar a nota fiscal eletrônica da maneira adequada. Esse recurso permite facilitar a sua vida e a do cliente — diminuindo a burocracia e fazendo com que suas obrigações legais sejam cumpridas.

Ela foi criada com o objetivo de modernizar a maneira de emitir nota fiscal no país. Substituindo o modelo tradicional de papel pela sua alternativa informatizada, o processo se tornou simplificado e pode ser feito por meio de computadores pessoais.

Entretanto, dependendo do tipo de atividade que você exerce enquanto empreendedor, do local em que atua e até mesmo do enquadramento tributário da sua empresa, a emissão de notas pode ser realizada de maneiras diferentes.

Sendo assim, saiba agora mesmo como emitir nota fiscal de acordo com as suas necessidades. Confira!

Você conhece a nota fiscal eletrônica?

Em meio à informatização que tem feito parte da vida das pessoas nos últimos anos, o governo brasileiro procurou se modernizar também. A partir do projeto SPED, inúmeras transformações passaram a fazer parte da rotina do brasileiro. Assim, o modo tradicional do cumprimento de obrigações ganhou dinamismo e praticidade.

Isso vale tanto para o cidadão comum quanto para as empresas. A conhecida nota fiscal é um recibo de uso obrigatório para transações de venda de produtos ou serviços. Com ela é possível documentar o processo e o governo tem como fazer o recolhimento de impostos. Sem ela, o entendimento é que houve sonegação — sendo necessário que os consumidores exijam esse documento em todas as relações comerciais que fizerem.

A maioria dos municípios brasileiros faz a emissão e exige a NF-e — uma modalidade transmitida pela internet — que serve para facilitar a ação tanto do emissor da nota quanto do comprador e dos órgãos responsáveis pela fiscalização. Sendo emitida e armazenada eletronicamente, essa nota tem sua validade garantida por uma assinatura digital. Saiba mais sobre ela a seguir!

Quais são os tipos de nota fiscal eletrônica?

São 3 os tipos de notas fiscais eletrônicas. Cada uma delas serve para substituir determinados documentos — dando a eles sua alternativa eletrônica. Dessa forma, temos:

Nota Fiscal Eletrônica

A NF-e substitui as notas fiscais nos modelos 1 e 1A, que servem para operações de venda e de prestação de serviço.

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica

A NFS-e substitui a Declaração de Serviço, documento de natureza municipal.

Conhecimento de Transporte Eletrônico

A CT-e substitui documentos exigidos para se fazer o transporte de carga.

Como emitir a NF-e?

Comece verificando o caso fiscal da empresa

Você sabia que a sua empresa pode ser obrigada a ser emissora de NF-e? Pois bem, esse é o caso de empresas que se enquadram como de Sociedade de Responsabilidade Limitada, Sociedades Anônimas e Empresas Individuais de Responsabilidade Limitada, optantes pelo Simples Nacional ou pelo Lucro Presumido. Além de empresas que tenham atividades de transformação, como indústrias e fábricas e quase a totalidade das demais empresas que vendem para pessoas físicas ou jurídicas.

A exceção são as microempresas individuais (MEI), pois a emissão de NF-e não está entre as obrigações do microempreendedor individual.

É preciso verificar o caso fiscal de sua empresa, pois o tipo de enquadramento tributário é fundamental para determinar como se dará a emissão da nota.

Avalie se existe a necessidade de ter um certificado digital

Ainda em função do enquadramento tributário, você tem como saber se precisa ou não de um certificado digital para emitir sua nota fiscal. Para que essa nota tenha validade jurídica, você precisará de uma assinatura digital — é ela que dará autenticidade do que você assina e prova que quem realmente emitiu a nota foi a sua empresa.

O certificado digital pode ser adquirido junto a uma Autoridade Certificadora. No caso do optante pelo Simples Nacional (dentre eles está o MEI), inexiste essa obrigatoriedade, podendo este emitir a nota fiscal usando somente o seu CPF. Entretanto, é recomendável contar com o certificado digital para MEI e fazer disso um diferencial no seu negócio.

Cadastre-se na Secretaria da Fazenda do seu Estado

É a partir do cadastro que você terá como emitir suas notas. Procure pelo portal da região em que sua empresa atua. Em geral, o processo é simplificado e em poucos minutos você estará devidamente cadastrado.

Em um primeiro momento, credencie-se na modalidade “em homologação” para que suas notas não sejam enviadas de maneira oficial e você tenha como testar os procedimentos sem maiores riscos. Uma vez que se sinta apto para realizar o processo, mude a opção para “em produção”.

Trabalhe com um software para emitir NF-e

É possível contar com um software para gerar notas fiscais eletrônicas — e isso pode ser feito baixando-o gratuitamente no site da Secretaria da Fazenda. Além disso, existem também sistemas gestores que emitem NF-e de maneira ainda mais aperfeiçoada.

Como emitir a NFS-e?

A NFS-e deve ser emitida por todos os prestadores de serviço de um determinado município. Saiba como executar essa ação estando em São Paulo, em Belo Horizonte e no Rio de Janeiro.

São Paulo

Para ter acesso ao sistema você precisa ter uma senha web, se for Pessoa Física, ou de um certificado digital, caso você atue como Pessoa Jurídica não optante do Simples Nacional. Se você estiver formalizado como MEI, considere o enquadramento no Simples.

A senha web dá acesso às áreas restritas do portal da prefeitura e precisa ser desbloqueada pessoalmente em uma subprefeitura.

Para obter a senha web, basta solicitar no site da prefeitura.

Passo a passo para o optante do Simples Nacional

Vá até o site da NF Paulistana/ Prefeitura de São Paulo e faça o login por meio da senha web. À esquerda, você encontrará um menu. Clique em “Emissão de NFS-e” e selecione “Tributado em São Paulo” e Natureza da Operação “Normal”. Selecione o apelido do cliente, caso já esteja cadastrado ou insira seu CNPJ.

Em seguida, você deve informar qual atividade é referente à nota fiscal emitida. Insira a descrição do serviço prestado, o valor da nota fiscal e no campo “ISS retido”, marque a opção “NÃO”. Clique em “Prever” e, em seguida, em “Emitir”.

Passo a passo para o optante do Lucro Presumido

Também no site da NF Paulistana/ Prefeitura de São Paulo, faça o seu login com seu certificado digital.

Vá até “Emissão de NFS-e” no menu à esquerda, selecione “Tributado em São Paulo” e Natureza da Operação “Normal”. Selecione o apelido ou o CNPJ do cliente.

Em seguida informe a atividade a qual se refere a nota fiscal emitida. Insira a descrição do serviço prestado e o valor da nota fiscal. No campo “ISS retido”, marque a opção “NÃO”. Clique em “Exibir informações complementares”. Nos campos dos impostos, preencha com o valor (em Reais) das devidas retenções na nota fiscal. Informe no campo “Percentual da Carga Tributária” o número relativo aos impostos inseridos na nota. Clique em “Emitir”.

Feito isso você já pode imprimir o seu documento ou enviá-lo via e-mail para o tomador de serviço.

Belo Horizonte

Para realizar o processo em BH, você precisa inicialmente se cadastrar no Portal BHISS Digital. Clique no canto esquerdo superior da tela e no botão “Cadastro”. Em seguida, escolha a sua opção. Você pode se cadastrar com empresa, instituição financeira ou com certificado digital. Informe seus dados adequadamente e finalize o cadastro.

Não se esqueça de guardar a sua senha, pois ela será fundamental para novos acessos.

Passo a passo para o optante do Simples Nacional

Feito isso, você já pode acessar o sistema inserindo seu nome de usuário e a senha. No menu principal, clique na opção “Geração” e insira a data de emissão da sua nota fiscal. Em seguida, selecione “CNPJ” para emitir notas fiscais ao seu cliente pessoa jurídica ou CPF para pessoa física. Insira o CNPJ do cliente, preencha os dados como o de Razão Social e clique em “Identificação do(s) Serviço(s)”. Não confunda Razão Social e Nome Fantasia.

Insira a descrição do serviço prestado e tome cuidado para alterar o código de tributação do município, informado apenas quando tiver a certeza de que é necessário fazer esse procedimento, do contrário, deixe como está. Mantenha também a “Tributação no município”. Essa opção serve para indicar se você prestou o serviço em outra cidade. Só altere se for o caso.

Agora selecione “ME ou EPP do Simples Nacional” e clique na aba “Valores”. Insira o valor da sua nota fiscal, que é o valor do serviço combinado com o cliente e mantenha a opção “Não” para ISS Retido. Por fim, clique em “Gerar NFS-e”.

Para o optante do Lucro Presumido

É preciso acessar o mesmo site, inserir usuário e senha e clicar em “Geração”, no menu principal, inserindo a data de emissão da sua nota fiscal. Selecione “CNPJ”para emitir notas fiscais ao seu cliente pessoa jurídica ou CPF para pessoas físicas.Insira o número de CNPJ do seu cliente, preencha os dados Razão Social e os demais, sinalizados com asterisco e clique na aba “Identificação do(s) Serviço(s)”.

Descreva o serviço prestado. Mantenha o código de tributação do município informado, assim como o item da lista de serviços. Faça o mesmo com “Tributação no município”. Clique em “Valores” e insira o valor da nota fiscal.

Em Impostos, preencha com o valor das devidas retenções na nota fiscal. Mantenha a opção “Não” para ISS Retido se você não tiver segurança de que há motivo para alteração. Clique em “Gerar NFS-e”.

Rio de Janeiro

No Rio de Janeiro, a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é conhecida também como Nota Carioca.

Passo a passo para o optante do Simples Nacional

Para emitir esse documento, você precisa, primeiramente, acessar o site Nota Fiscal Carioca. No canto esquerdo da página, você verá um bloco com várias opções. Clique em “Acesso ao sistema” e use seu CNPJ e senha.

Clique em “Emissão de NFS-e” e selecione a opção “Optante pelo Simples Nacional”. Selecione “Tributado no município” e selecione o apelido ou o CNPJ do cliente. Descreva a atividade referente à nota fiscal emitida e deixe o campo “Aliq. (%)” preenchido por padrão do sistema. Posteriormente, insira a descrição do serviço prestado e deixe os campos de “Retenção de tributos” em branco. Em seguida, insira o valor da sua nota fiscal.

No campo “ISS retido”, marque a opção “NÃO”. Por fim, clique em “Prever” e, depois, em “Emitir”.

Passo a passo para o optante do Lucro Presumido

No mesmo site, vá até “Acesso ao sistema”. Possuindo o certificado digital A1 ou A3, clique no “logo da ICP Brasil”. Selecione então a opção “Emissão de NFS-e” e em seguida “Contribuinte sujeito a tributação normal”. Posteriormente, selecione “Tributado no município”. Encontre o apelido do cliente já cadastrado ou insira o CNPJ da empresa e descreva a atividade referente à nota fiscal emitida.

Deixe o campo “Aliq. (%)” preenchido por padrão do sistema. Insira a descrição do serviço prestado e informe as alíquotas dos impostos de acordo com o valor da nota fiscal. Posteriormente, insira o valor da nota fiscal.

No campo “ISS retido” escolha a opção “NÃO” ou marque “SIM” caso seja devidamente orientado pelo cliente. Clique em “Prever” e, em seguida, em “Emitir”.

Como emitir a CT-e?

A Sefaz encerrou seu programa de emissão gratuito de CT-e. O motivo foi que a maioria das empresas já emitem esse documento por meio de emissores próprios.

Isso significa que agora, para emitir o CT-e é preciso contar com uma plataforma digital. Basta escolher entre as opções disponibilizadas no mercado levando em consideração alguns fatores, como a eficácia e a velocidade das operações de transportes.

Quais são os principais cuidados que devem ser tomados na emissão da nota fiscal eletrônica?

O primeiro deles é garantir atenção aos detalhes. Verifique e corrija as informações inseridas antes do envio. É preciso garantir que os dados sejam compatíveis com a realidade.

Além disso, tome cuidado com as condições de armazenamento da NF-e, sendo mais adequado contar com uma central de armazenamento de dados para tanto. O emitente e também o destinatário precisam manter em formato digital o arquivo pelo prazo estabelecido por lei.

É bom lembrar que a Receita Federal exige que a NF-e fique à sua disposição por um período que vai até 5 anos, a partir da data de emissão.

Alguns erros comuns estão no preenchimento, quando há desconhecimento do emitente. As falhas nos cadastros de produtos e de clientes também são recorrentes — o que exige que o empresário mantenha esses dados completos e em dia.

Sendo assim, vale a pena estar de olho nos seguintes pontos e evitar problemas na emissão da nota fiscal eletrônica:

1. Multas

É importante ter atenção à questão das multas. Isso porque elas podem ser menores quando é a própria empresa que identifica o erro. Nesse caso, o valor pode chegar a 20% da NF-e. Agora, quando o erro é identificado pela Receita Federal, o valor fica entre 75% a 150% da NF-e.

Isso significa que, percebendo algum erro no cumprimento das obrigações, é válido a própria empresa procurar o posto fiscal ao qual pertence para evitar um prejuízo maior. O prazo para fiscalização e autuação é de 5 anos, portanto, mesmo que o erro passe despercebido no ano em que foi cometido, ele ainda pode ser identificado nos anos seguintes.

2. Preenchimento

Se o documento for preenchido de maneira errada, ele não será validado e, dessa maneira, não poderá ser emitido. É por isso que para a empresa é fundamental ter os cadastros, tanto de produtos quanto de clientes, devidamente atualizados para que a emissão seja feita de maneira mais rápida e correta — evitando qualquer equívoco.

3. Emissão e recepção

Após a autorização eletrônica pela Sefaz, a NF-e não pode mais ser alterada — o que significa que você precisa verificar as informações antes de fazer a emissão. Sendo assim, verifique a emissão na recepção da NF-e, pois se ela estiver em situação irregular, o destinatário passa a responder solidariamente ao emitente da nota.

Além disso, quando um comprador recebe uma nota contendo erro de tributação, ele fica impossibilitado de compensar os impostos de entrada e de saída do produto.

4. Certificado Digital

É preciso também garantir a segurança do certificado digital, pois é ele que garantirá a integridade e a autenticidade do seu arquivo eletrônico. Existem dois tipos deles que são válidos tanto para a assinatura quanto para a validação da sua NF-e: o e-CNPJ e a NF-e. O primeiro assina a NF-e e garante acesso a demais serviços na Receita Federal, já o segundo só permite a assinatura digital da NF-e.

O arquivo XML só passa a ter validade jurídica após a assinatura, a validação e a autorização da NF-e pela Sefaz.

5. Armazenamento

Você deve armazenar pelo prazo de 5 anos o arquivo XML da sua NF-e. O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica — conhecido como DANFE — é o responsável pelo acompanhamento do transporte de mercadorias.

Ele não possui a mesma validade da NF-e. Entretanto, funciona como sua representação gráfica, contendo as mesmas informações presentes nela.

É preciso ter muita atenção a esses elementos citados. Eles garantem uma política mais eficiente em relação ao trabalho com as notas e permitem à sua empresa se proteger melhor diante de eventualidades.

Quais são as dúvidas mais comuns em relação à emissão da nota fiscal eletrônica?

É comum que, independentemente do estado em que se encontra, o empresário tenha algumas dúvidas em relação à NF-e em especial. Se este for o seu caso, não se preocupe. Preparamos um pequeno guia de perguntas e respostas frequentes em relação a esse documento. Fique atento a elas!

1. Ao possuir mais de um estabelecimento no mesmo estado, eu devo credenciar todos ou somente um?

Depende do estado. Em alguns casos, o credenciamento é realizado por estabelecimento, em outros, por empresa. Nesse caso, vale seguir a legislação da circunscrição de sua filial.

2. Quais são os procedimentos para que minha empresa emita NF-e?

  • possuir acesso à internet;
  • ter o credenciamento como emissora de NF-e na Sefaz de sua unidade da federação;
  • possuir o certificado digital;
  • utilizar aplicação de emissão própria ou adquirida.

3. Pequenas e médias empresas podem fazer a emissão de NF-e?

Sim. Mesmo voluntariamente, é possível aderir à emissão de NF-e NFC-e. Além disso, empresas que praticam atividades econômicas que, por lei, são obrigadas, devem emitir NF-e.

4. Uma vez credenciada a emitir NF-e, minha empresa é obrigada a substituir 100% das notas físicas em papel pela versão eletrônica?

O estabelecimento que esteja credenciado a emitir NF-e, mas não obrigado a isso (dependendo da unidade da Federação), têm a emissão preferencial de NF-e — sendo permitido emitir a nota fiscal de modelo 1 ou 1-A.

Já os estabelecimentos que são obrigados a emitir a NF-e, devem fazê-lo em todas as operações — exceto em situações previstas em legislação.

Em casos em que a empresa é obrigada ou voluntariamente credenciada a emitir cupom fiscal, nota fiscal a consumidor no modelo 2 ou outro documento fiscal além dos modelos 1 ou 1-A, será necessário continuar fazendo a emissão de maneira concomitante com a NF-e.

5. O destinatário pode exigir o recebimento da nota fiscal em papel ao invés da NF-e?

Não. Em casos em que o emitente estiver obrigado a usar a NF-e, a obrigatoriedade da emissão se aplica a todas as operações praticadas.

6. Quais são os tipos de documentos fiscais em papel que a NF-e substitui?

A legislação nacional permite que a NF-e substitua apenas a nota fiscal de modelo 1 / 1A, geralmente utilizada para documentar transações comerciais envolvendo mercadorias entre pessoas jurídicas.

Além disso, ela pode ser utilizada substituindo a Nota Fiscal de Produtor, modelo 4, não sendo destinada à substituição os outros modelos de documentos fiscais que existem na legislação — como a Nota Fiscal a Consumidor, modelo 2, ou então o Cupom Fiscal.

Enfim, a nota fiscal eletrônica é uma alternativa que surgiu para substituir as tradicionais notas fiscais anteriormente utilizadas no mercado. Ela possui uma série de benefícios para os envolvidos nas transações, mas também oferece aos órgãos oficiais condições melhores para fiscalizarem e punirem eventuais irregularidades. Saber como emiti-las da maneira correta e com segurança é essencial para sua empresa se manter imune às multas e outros tipos de punições, além de atuar de forma eficaz.

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