ERP e CRM: conheça as soluções e descubra qual a sua empresa precisa

Em 2022, uma pesquisa da Deloitte revelou a intenção das empresas brasileiras em centrarem seus recursos na área de tecnologia. Segundo a pesquisa, 96% das empresas querem investir em ferramentas de gestão.

Em meio a esse foco de investimentos, muitos perguntam sobre qual sistema é mais importante: CRM ou ERP? Embora ambos possam ter impacto na sua empresa, cada um possui diferentes funções e objetivos de atuação.

No momento de optar por qual o sistema mais importante para sua empresa, você precisa ter a compreensão sobre qual a finalidade de cada um. Assim, você pode empregá-los nas diferentes necessidades do dia a dia da sua companhia.

Para que você entenda melhor esses sistemas, preparamos este artigo completo sobre quais as semelhanças e diferenças entre um ERP e um CRM. Confira!

O que é CRM e ERP?

O CRM foi desenvolvido a partir da filosofia de que manter um cliente é mais barato do que conquistar novos consumidores. Sua sigla significa “Customer Relationship Management“ ou Gestão de Relacionamento com Cliente, em português.

Com isso, o CRM é uma ferramenta para manter o cliente comprando da sua marca e consumindo do seu serviço com qualidade e recorrência.

O ERP (Planejamento Integrado de Recursos) é um conjunto de softwares para automatizar a gestão empresarial. Ele abrange desde as funções mais elementares, até no nível estratégico dos negócios. 

Um ERP costuma ser dividido em módulos integrados, com informações compartilhadas. Esse sistema permite que seu negócio realize diversos processos através dele, de forma ágil e prática, muitas vezes automatizada.

A semelhança entre ERP e CRM está em ambas as plataformas serem voltadas para otimizar os processos e demandas da sua empresa. Garantindo que funções corriqueiras sejam automatizadas, deixando mais tempo para que sua equipe se concentre em outras atividades.

Qual a diferença entre ERP e CRM?

Enquanto plataformas de CRM são direcionadas para lidar com o relacionamento ao cliente, as de ERP são voltadas para processos de pós-conversão. 

Sistemas CRM são utilizados, inicialmente, na fase de prospecção, antes que aquele potencial consumidor converta em uma venda. Posteriormente, os CRMs podem ser utilizados como ferramenta de indicadores para assistência técnica ou de satisfação.

Um bom sistema de CRM ajuda a antecipar as necessidades dos seus consumidores, além de ser ágil para responder suas solicitações. Além disso, você também pode captar novos clientes com ele, buscando em diferentes nichos do mercado e negociando com consumidores.

O sistema de ERP, por outro lado, foca nos processos pós-conversão e na automatização. Como mencionamos, ele existe para automatizar as funções da empresa, tanto do ponto de vista prático quanto do nível estratégico. 

Esse sistema é essencial para ajudar o gestor a administrar as contas a pagar e a receber. Porém, também pode ser aplicado para monitoramento de vendas, acompanhamento de pedidos e reposição de estoques.

Para qual tipo de empresa o ERP e o CRM são indicados?

Embora os conceitos de ERP e CRM sejam diferentes, ambos podem ter aplicações muito importantes para sua empresa. Porém, a prioridade para qualquer um desses sistemas dependerá das necessidades atuais do seu negócio.

De modo geral, ambos os sistemas, ERP e CRM, podem ter um impacto profundo na sua empresa. Eles são complementares na maioria das suas aplicações. 

Enquanto o ERP visa empregar seus recursos da melhor forma, o CRM é voltado ao cliente e em como se relacionar com ele da melhor forma possível.

No varejo, por exemplo, ambas as plataformas se complementam. Essa integração favorece a lucratividade por tornar mais assertivo o processo de revenda de produtos.

Com o uso conjunto desses softwares, sua empresa pode considerar o impacto de uma decisão em todas as áreas. 

Quais setores são beneficiados pelos sistemas de ERP e CRM?

O CRM é usado nas etapas de topo do funil, em contato direto com os clientes até a conversão. Já o ERP, tem como principais funções as aplicações internas e administrativas, também chamadas de “back office”.

Com a integração, seu time de Marketing sempre irá saber para quem deve oferecer seus produtos. O time Comercial consegue identificar oportunidades de promoção com facilidade. Assim como o time de Compras pode ter uma percepção apurada da necessidade de reposição de estoque.

Um dos setores mais beneficiados pelo uso desses sistemas é o Financeiro. Afinal, com um bom sistema integrado é possível projetar a melhor margem de lucro, custos e projeção de retorno.

Quais processos podem ser automatizados pelo CRM e ERP?

Os sistemas ERP e CRM podem servir a diversas funções da sua empresa, facilitando a logística de processos rotineiros e estratégicos. 

Apesar das diferenças entre ERP e CRM, quando ambos são bem aplicados, esses sistemas podem dar mais transparência às metodologias de trabalho. Além disso, também é possível identificar as melhores oportunidades de atuação.

O CRM pode melhorar o relacionamento com os clientes, trazer praticidade no armazenamento de informações, planejamento e gestão do tempo. Com essa ferramenta, você também pode permitir o acompanhamento de resultados, podendo tomar decisões estratégicas.

Por outro lado, o ERP simplifica processos operacionais. Alguns exemplos são controle de estoque e custos, gestão integrada de dados e controle de cumprimento de prazos. O ERP também facilita a união de inteligência e qualidade de informações do seu negócio, permitindo o aumento de produtividade.

Quais problemas o ERP e CRM resolvem?

Após entender o que são ERP e CRM, você precisa entender quais são as soluções que esses sistemas oferecem para sua empresa.

Por isso, elencamos algumas das vantagens de ambas as ferramentas, para você estudar como elas podem ser usadas para dar mais eficiência ao seu negócio:

Vantagens do CRM

Os hábitos dos consumidores mudaram consideravelmente nos últimos anos, e a maneira de conquistá-los também. O CRM pode ser uma peça-chave para sua empresa no processo de aquisição e manutenção dos seus clientes.

Confira algumas das vantagens de utilizar esse sistema no seu negócio:

1. Identificar as melhores oportunidades

Um dos principais benefícios do CRM é a possibilidade de segmentação de dados. Com isso, encontramos a possibilidade da ferramenta mostrar quais são as melhores oportunidades de vendas.

Afinal, com esse sistema, podemos identificar os melhores canais de aquisição. Além disso, é possível validar o melhor perfil de cliente para empresa, entendendo qual abordagem pode trazer mais ganhos.

2. Melhorar o relacionamento com os clientes

Através do CRM, é possível mapear as principais necessidades do seu cliente, antecipando soluções. Esse fator, somado à otimização das formas de contato, garante uma melhor experiência do cliente.

Com o sistema, também é possível estabelecer um prazo melhor para realizar vendas, já que você terá todo o histórico de contatos. O software ajuda o vendedor a entender em que momento da jornada está aquele consumidor, facilitando a abordagem.

3. Armazenar informações

Aqui, a vantagem fica bastante clara. Utilizando um software de CRM você pode ter mais praticidade no armazenamento de dados. Essas informações ficam concentradas em um único local, facilitando o acesso de todas as pessoas.

4. Gerenciar o tempo

Com todos esses fatores somados, sua gestão fica mais fácil. O software automatiza processos, facilita o acesso aos dados e possibilita soluções assertivas.

Isso poupa tempo da sua equipe, que pode concentrar seus esforços em operações mais urgentes.

Vantagens do ERP

Poder de sistematização de dados, reforço gerencial e a centralização de informações são vantagens de um ERP.

Porém, existem outras aplicações e funcionalidades que tornam essa ferramenta indispensável para sua empresa. Confira:

1. Segurança das informações

Dados são ativos valiosos no mundo digital. Para qualquer empresa, é importante proteger os dados de clientes. Com a centralização de informações, o ERP permite manter a segurança dos dados da sua empresa e dos seus clientes. 

Isso ameniza a necessidade de esforços de profissionais de TI, mantendo as informações em data centers externos e seguros. Esses repositórios são configurados com sistemas adicionais de segurança, backup, criptografia etc.

2. Escalabilidade

Com o crescimento de um negócio, é natural que cresça também a complexidade de suas operações. Uma vantagem competitiva do ERP é conseguir escalar suas aplicações conforme o crescimento da sua empresa.

Seu sistema é adaptável a cada momento do seu negócio. Com o surgimento de novas demandas, é possível integrar soluções para dar profundidade de gerenciamento. Isso também significa mais qualidade no tratamento de dados.

3. Redução de custos

O ERP possibilita modernizar algumas das principais rotinas burocráticas da sua empresa. Assim, diminui gastos com uma operação mais enxuta e objetiva.

Com sua facilidade de centralização de dados, também é possível reduzir o número de sistemas operando dentro da sua empresa. Afinal, é possível reduzir o uso de sistemas auxiliares e adicionais.

4. Redução do tempo de resposta em transações

Essa é uma das principais qualidades do ERP. Para muitas empresas, é difícil processar todas as informações de transações, fornecendo respostas lentas para os clientes.

O ERP pode solucionar esse problema, oferecendo um fluxo de comunicação e informação muito mais dinâmico ao seu negócio.

Além disso, o ERP pode ajudar a dar mais regularidade nesses processos. Por exemplo, seu time Financeiro e Comercial podem trabalhar de forma mais concisa através da plataforma. Os times podem se comunicar através de um software único e com processamento mais ágil.

5. Parametrização de informações

Informações são a base dos negócios. É fundamental que todas as informações mais importantes para seu negócio estejam acessíveis e compreensíveis por todos os colaboradores.

Isso é uma solução possível em plataformas ERP. Esse sistema reúne todas as principais informações para condução do seu negócio, garantindo o alinhamento interno da sua equipe.

Quais são as funcionalidades que o ERP e CRM oferecem?

Com os conceitos de ERP e CRM explicados, agora vamos comentar sobre quais funcionalidades esses sistemas oferecem.

Com aplicações em setores da gestão empresarial e relacionamento ao cliente, esses sistemas servem para diferentes demandas do seu negócio.

Funcionalidades do ERP

Vale lembrar que o ERP ideal para seu negócio é aquele que oferece soluções, sem que seja necessário contratar outros sistemas complementares. Confira algumas funcionalidades que esse modelo de plataforma oferece:

Gestão financeira

Um bom software ERP, além de otimizar a rotina da sua empresa, também funciona para automatizar atividades de gestão financeira. Essa função facilita a compreensão de dados, informações e números importantes do negócio.

Vale ressaltar que o uso do software certo favorece a resolução de problemas burocráticos da sua empresa. Além de permitir um melhor aproveitamento do tempo da sua equipe.

Contas a pagar

Com uma plataforma ERP, você pode organizar, planejar e manter suas contas em dia. Assim, evita multas por atraso e acúmulo de dívidas. Além disso, a plataforma pode ajudar a facilitar o recebimento de dinheiro dos seus clientes. 

Contas a receber

“Contas a receber” é o subsistema responsável pelo controle de tudo que a empresa tem a ganhar de seus clientes. Na atuação do sistema financeiro, é possível organizar as contas e demandas do negócio sem déficits no capital de giro.

Fluxo de caixa

Cuidar do fluxo de caixa é fundamental para que a saúde financeira esteja em dia. A partir da gestão financeira, é possível estabelecer metas de crescimento, mantendo o saldo positivo do negócio.

Gestão comercial e vendas

A área de Gestão de Vendas é focada em atrair novas oportunidades para a empresa. Seu objetivo é fazer isso coordenando a administração de recursos humanos, produtos e serviços do negócio para alcançar as metas traçadas pela empresa. 

Dentro desse segmento, o ERP pode ser utilizado para otimizar algumas demandas com foco na conclusão de metas. Confira:

Proposta comercial

Uma proposta comercial é um documento fundamental para a consolidação de um negócio. Nesse documento, é possível apresentar todos os serviços ou produtos, além dos valores cobrados por cada um.

Pedido de venda

O pedido de venda é uma formalização da negociação e permite que, tanto a empresa quanto o cliente, tenham acesso às informações sobre a venda. 

Apesar de ser um documento simples, não é incomum ocorrerem erros pelo preenchimento manual desse processo. Por isso, a automatização dessa tarefa via plataforma agiliza o processo e torna o processo mais assertivo.

Nota fiscal eletrônica

Uma função essencial de qualquer negócio é a emissão de nota fiscal, que pode ser um vilão burocrático para muitas empresas. Com a automação da nota fiscal eletrônica, é possível cumprir as obrigações fiscais com rapidez e praticidade.

Cadastro de cliente

O bom cadastro de clientes permite controlar as liberações de venda a prazo, pós-vendas e também criar ações de relacionamento. 

Organizar essas informações e automatizar algumas tarefas por meio de um sistema ERP, agiliza a demanda. Além disso, também facilita encontrar oportunidades de atuação com seus consumidores.

Gestão de estoque e compras

Para manter a saúde financeira, um bom controle de estoque é parte fundamental da gestão da sua empresa.

O gerenciamento de estoque via software pode impulsionar os resultados de diversos setores da sua empresa. Essa gestão pode otimizar o tempo da sua equipe, reduzindo custos operacionais.

Estoque automático

A automatização do gerenciamento do estoque, por exemplo, é uma das principais funções que um software ERP pode oferecer. Além da agilização do processo, o sistema pode integrar diferentes times da sua empresa, facilitando a comunicação.

Nota fiscal de entrada

Como o nome diz, esse tipo de nota registra a entrada de determinados itens no estoque da empresa. A plataforma ERP pode ajudar a emitir esse documento com eficiência e acessibilidade.

Pedido de compra

O pedido de compras é um documento que formaliza quais foram os produtos e serviços pedidos ao fornecedor. Além disso, também informa as quantidades, preços e condições de prazo para pagamento acordados.

Recursos para contabilidade

Por fim, uma das funcionalidades mais importantes dos sistemas ERP é ajudar na organização contábil. Isso significa auxiliar no registro e controle das movimentações de caixa, pagamentos, impostos e outras demandas.

Integração contábil

A integração é uma solução que conecta a área financeira dos seus clientes com seu sistema contábil, na plataforma ERP. 

Com ela, você pode importar informações financeiras e fiscais dos seus clientes para seu software ERP. Isso otimiza o tempo da sua equipe e incorpora as informações em um só lugar.

Funcionalidades do CRM

Utilizado da forma correta, o CRM se torna mais que um sistema digital. Ele é a chave para melhorar a cultura organizacional da sua empresa, auxiliando na captação de manutenção de clientes fiéis.

Confira algumas funcionalidades das plataformas CRM:

Prospecção de clientes

As plataformas de CRM permitem automatizar processos recorrentes na prospecção de clientes. Gerir o funil de vendas, acompanhar taxas de conversão, registro de históricos de contato, etc.

Gestão do funil de vendas

Lidar com leads e prospects demanda bastante atenção, além de exigir contato regular e produtividade do vendedor. Esse sistema permite gerir oportunidades do topo ao fundo do funil de vendas.

Com a criação de relatórios analíticos, permite traçar o perfil da sua persona. O CRM também permite descobrir preferências e sazonalidades, entendendo suas motivações de compra e repassando esses dados para seu time de estratégias.

Segmentação de ofertas

Munido com informações sobre seus clientes, você pode segmentar as ofertas para cada grupo. Esse processo pode ser aplicado no software, automatizando a segmentação.

Isso permite agilidade no momento de propor uma oferta a um cliente específico, já correlacionando essa ação com outras demandas do funil de revenda. 

Segmentação de carteiras de clientes

A gestão da carteira de clientes eficiente exige acompanhamento dos clientes da empresa.

Segmentar e gerir sua carteira de clientes é uma das funcionalidades das plataformas CRM. Para quem se destina sua proposta de oferta? Qual o perfil dos clientes? São consumidores ou empresas? 

Com um CRM, você pode implementar diversos grupos e segmentar seus clientes conforme as necessidades estratégicas do negócio.

Criação de rotas de visitação

Por fim, utilizando uma plataforma de CRM, sua empresa também pode mapear e criar rotas para visitas de vendedores.

ERP ou CRM, qual é o melhor para a empresa?

Agora que você sabe quais são as principais características do ERP e CRM, você pode estar se perguntando qual é a melhor solução para sua empresa.

Como já falamos antes, CRM e ERP se complementam. O ideal para a maioria dos cenários é implementar os dois integrados. Qualquer empresa precisa organizar seus processos e otimizar sua produtividade. E, para isso, ambas as ferramentas, ERP e CRM, são úteis. 

Porém, caso isso não seja possível, vale considerar que os sistemas de ERP custam mais para implementar, demandando mais tempo e recursos. Por isso, é mais comum que empresas pequenas optem pelo CRM. 

Porém, vale ressaltar, que um dos diferenciais do Base by Asaas é ser um sistema ERP hospedado em nuvem. Esse fator reduz custos, facilitando a implementação.

Entretanto, os custos não são os únicos fatores de impacto no momento da escolha do sistema ideal. Para decidir qual dos dois irá beneficiar mais seu negócio, você precisa considerar alguns fatores.

Se o objetivo da sua empresa é crescer em participação de mercado, ampliar vendas e conquistar novos públicos, o CRM pode ser a melhor opção. Por outro lado, empresas que buscam se tornar mais eficientes, aumentando a qualidade de entregas e serviços, o sistema de ERP pode ser a escolha ideal.

Se sua empresa precisa melhorar a prospecção de clientes e conversão deles, além da fidelização, você pode apostar no CRM. Já o ERP, pode ser a melhor aposta para negócios que precisam integrar dados de diferentes áreas da empresa, como Financeiro, Compras e Vendas.

Enfim, agora que entende para que serve um ERP e um CRM, descubra mais sobre sistemas de gestão e o que considerar ao escolher o seu!