Tudo que você precisa saber sobre sistema ERP

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É provável que você nunca tenha parado para fazer o cálculo, mas as atividades de gestão em uma empresa consomem um número expressivo de horas. Tente mensurar: quantas horas do seu dia são consumidas por processos de gestão administrativa da organização? Quantas horas da sua jornada de trabalho são gastas em atividades arcaicas, que poderiam ser automatizadas?

A tecnologia traz soluções para agilizar os processos analógicos e garantir o melhor aproveitamento do tempo e das informações que uma empresa precisa gerir diariamente. Uma grande vantagem na implementação de um sistema de gestão é a possibilidade de empregar o tempo em tarefas estratégicas, em vez de focar nas operacionais.

Entre as soluções tecnológicas mais eficientes está o sistema ERP. A plataforma é uma saída moderna para gerenciar dados empresariais, podendo reduzir atividades que levariam horas a ocupações de minutos. A tecnologia do sistema elimina a necessidade de consultar diversas planilhas e ainda permite alinhar todas as informações em uma só plataforma.

O que é um sistema de ERP?

É inegável que a tecnologia conquista todo dia mais espaço dentro das empresas — e tem se tornado difícil imaginar uma organização bem colocada no mercado que não conte com o respaldo de uma unidade de TI. Além de melhorar os processos empresariais e levar a marca a mais perto de seus clientes, os recursos digitais agora são também vistos como diferenciais competitivos. O consumidor está de olho nas empresas que contam com automação.

Os computadores, à medida que se tornam mais complexos e também mais comuns nas organizações, permitem integrar todas as informações e os módulos de processamento em uma plataforma única. O acesso ao controle é facilitado e, com isso, o gestor ganha mais autonomia no controle dos processos. Isso porque o sistema de Enterprise Resource Planning tem por princípio utilizar a mesma base de dados para todos os setores da companhia, armazenando nela todo tipo de elemento.

Em tradução literal, o nome dado ao sistema quer dizer “Planejamento dos recursos da empresa”. O sistema ERP é um software desenvolvido para integrar múltiplos departamentos de uma empresa, possibilitando um fluxo único de informações, contínuo e resistente.

O ERP possui diversos módulos, integrados entre si numa base única, porém não redundante. Cada um desses módulos abrange um setor da empresa e a integração nos permite entender os processos relacionados à operacionalidade do negócio, dando respaldo para as tomadas de decisão em todas as áreas da empresa. Isso coopera para a quebra das barreiras criadas pelo modelo de estruturas departamentais.

Como é o sistema ERP do momento?

Os softwares hoje disponíveis no grande mercado são formados por uma estrutura básica moldada, com suas particularidades, por desenvolvedor. De acordo com as demandas das empresas que adquirem o programa, é possível promover adaptações na plataforma.

O custo e a rapidez dessas customizações cria um cenário competitivo entre as desenvolvedoras de softwares, colocando à venda plataformas diferenciadas e bem-adaptadas às especificidades das empresas-clientes.

Essa moderna proposta em software controla toda uma empresa, gravando, processando e unificando informações. Qualquer processo passa a ser registrado de maneira segura e contabilizado na plataforma, otimizando as regras de negócio e até facilitando o controle sobre pontos vulneráveis da organização.

É possível, com os ERP hoje encontrados no mercado, administrar melhor os custos, fazer um profundo controle discal e de estoques. A adoção de um sistema do tipo elimina a necessidade, até então frequente nas organizações, de utilizar diversos programas isolados, dotados de informações redundantes e, muitas vezes, não confiáveis.

Como funciona o sistema ERP?

Quantos sistemas, planilhas, softwares e aplicações a sua organização utiliza todos os dias para fazer o controle dos estoques, vendas, dívidas e recebimentos, contabilidade e gestão de pessoal?

Em algumas empresas, a realidade é não utilizar um sistema integrado de gerenciamento de dados, possibilitando que cada departamento empregue a solução que julgar mais apropriada. O grande transtorno causado pela multiplicidade de sistemas é que isso prejudica a gestão de processos e a tomada de decisões.

Por exemplo, se a equipe que coordena o estoque não consegue realizar a previsão de vendas, pode comprar itens que ficarão encalhados ou que serão insuficientes para atender a demanda que chega para a área de vendas. Quando se utiliza o sistema ERP, o software integra todas as áreas e diminui esses erros administrativo. Ter uma visão de 360º é a necessidade dos gestores modernos — e essa é a principal característica do sistema ERP.

Enterprise Resource Planning funciona a partir da integração de todos os setores da companhia. Ou seja, em vez de cada sistema informático agir de maneira independente, ficam todos reunidos na mesma plataforma, numa harmonia incomum para os softwares mais arcaicos.

Com essa solução, representação comercial, e-commerce, vendas internas e externas e estoque são facilmente assimilados. Toda vez que há uma movimentação na empresa, seja essa uma entrada ou saída, ela é registrada. Isso facilita o controle e permite que os gestores se organizem para enfrentar gargalos em seus processos ou deem continuidade àqueles processos que estão tendo sucesso.

Quem precisa de um sistema ERP?

O software que este artigo referencia serve para dar uma visão total da empresa e agregar os muitos processos em um só lugar. Todos os canais da empresa, bem como suas transações e atividades ficam registrados na mesma plataforma, facilitando eventuais consultas e permitindo uma análise completa da saúde empresarial.

Para empresas que estão focadas em automatização e possuem controle administrativo como uma característica do negócio, o sistema ERP é a escolha ideal. Essa plataforma é perfeita para quem quer visualizar a companhia de forma panorâmica, conectar setores e elevar o potencial tecnológico da organização.

No entanto, quando a empresa não possui pessoal especializado no administrativo da empresa, as múltiplas funções do ERP podem acabar inutilizadas. Profissionais autônomos, por exemplo, não costumam demandar esse tipo de tecnologia em seus negócios. Mas vale pensar em ferramentas digitais para microempreendedor individual.

Quais são os tipos de sistema ERP?

Cada vez mais empresas modernizam sua gestão por meio da adesão de softwares. Essa, que pode parecer uma mudança modesta, é, na verdade, um movimento importante diante das novas exigências do mercado — e um indicador de que as companhias estão fazendo investimento em inteligência de planejamento, operação e gestão.

No entanto, a demanda é diversificada e há empresas de todo porte, maturidade e abrangência que buscam se automatizar. Há desde as companhias iniciantes, as chamadas startups, há aqueles que já consolidaram suas filiais físicas e agora investem na venda online como possibilidade de expansão de seu mercado consumidor, há os e-commerce que se expandem para o plano físico, há aquelas que têm falhas de crescimento em determinado canal. Portanto, há todo tipo de empresa interessada em modernizar seus processos.

Quando analisamos as múltiplas empresas nesses cenários variados e consideramos a aplicação do sistema ERP nessas companhias é evidente que aquelas que aplicam os softwares de gestão como suporte para suas estratégias de planejamento e gerência conseguem amadurecer mais rápido e alcançar objetivos mais consistentes.

Em contrapartida, quando observamos as empresas que utilizam as plataformas de ERP legadas e gratuitas, constatamos que essas companhias engessam seu crescimento e acabam se tornando reféns de processos obsoletos, tendo dificuldade para elevar seu potencial. Por isso, vale se atentar aos tipos de ERP. A gente te explica mais!

Sistema ERP legado

O ERP legado é aquela plataforma constituída com tecnologias arcaicas e que não atravessou evoluções que permitam monitorar o crescimento da organização. De maneira geral, as limitações desse sistema que impedem o crescimento da empresa são:

  • os sistemas utilizam tecnologias ultrapassadas, que têm manutenção mais complexa. Há ERPs que fazem uso de linguagens de programação que não estão mais no mercado. Ou seja, utilizar um software legado pode gerar dor de cabeça e, além de o programa não ter o melhor desempenho, uma manutenção pode se tornar um grande transtorno;
  • são ERPs que possuem uma gama de funcionalidades aplicáveis à empresa, mas que não evoluiu com novas funções essenciais para a acompanhar as constantes transformações pelas quais a empresa passa. Assim, as companhias acabam obrigadas e usar outras plataformas para tamponar as deficiências desse sistema ERP;
  • são sistemas que demandam de hardwares e softwares antigos. Há ERPs que ainda necessitam de um hardware para controlar o utilizador da máquina, obrigando seus usuários a adquirir máquinas antiquadas. Isso se traduz prejuízo para a empresa;
  • são softwares de suporte complicado, porque é raro encontrar profissionais no mercado com conhecimento para realizar uma manutenção. Com isso, a empresa pode acabar obrigada a contratar profissionais de alto custo;
  • são sistemas que não foram adequadamente planejados para suportar a expansão das empresas.

Um ERP legado não oferece funcionalidades simples, como uma plataforma de e-commerce integrada ao software. Falta inteligência na gestão dos processos, que ficam presos a antigas parametrizações, dificultando a fluidez dos negócios. Funcionalidades para medir e reagir diante das situações problemáticas são inexistentes.

As informações são mal integradas nesse tipo de plataforma, então perde-se a principal funcionalidade do ERP.

ERP engessado e focado em pequenos negócios

Apesar de serem dois tipos de softwares diferentes, os ERP engessados e aqueles que têm foco nos pequenos negócios atravessam paradigmas semelhantes. O que geralmente acontece entre esses dois tipos é que ambos possuem um forte apelo pelos preços baixos.

Enquanto os sistemas engessados tentam ser mais baratos do que a concorrência, os softwares focados em pequenos negócios custam pouco porque atendem aos novatos no mercado, que ainda não têm condições financeiras para investir em um ERP de alta qualidade.

Ao contratar esses sistemas, o que muitas empresas não consideram é que, ao longo prazo, com a evolução do negócio, serão necessários recursos e funções que não são contemplados por esses softwares. Quando ocorre isso, a empresa tem duas opções:

  • criar controles paralelos, que é o caminho mais comum. Há inúmeras empresas que, além de seu ERP limitado utilizam outros recursos tecnológicos, como as planilhas eletrônicas. No entanto, perde-se em praticidade, o custo pode acabar sendo expressivo e o controle fica deficiente quando se precisa suprir as deficiências do ERP;
  • a segunda alternativa é migrar para outro sistema. As empresas evitam esse processo temendo os gastos e a complexidade da troca. No entanto, apesar de a opção de migrar parecer tão dificultosa, o ideal é utilizar um sistema que seja mais flexível e focado no tipo de negócio abrangido pela companhia.

ERP gratuito

Há alguns sistemas ERP gratuitos disponíveis no mercado. Para quem se entusiasma com ofertas grátis, essa pode parecer uma oportunidade prato-cheio — no entanto, para as companhias que enveredaram por esse caminho ficou evidente que o sistema não é exatamente de graça.

Há, por exemplo, a necessidade de gastar com consultorias de empresas terceiras para parametrizar o programa gratuito ou gastar com o treino de funcionários para que eles consigam instalar e utilizar o sistema.

Os sistemas gratuitos têm certa semelhança com os ERPs engessados ou aqueles desenvolvidos para pequenos negócios. Assim como os dois exemplos anteriores, o ERP de graça não é compatível com as regras de negócio, evoluindo em descompasso com a empresa.

Back office para e-commerce

back office serve para dar respaldo àquelas empresas que utilizam ERPs legados e perceberam a necessidade de complementar seu software. A ideia é a de que o programa seja uma ponte entre o sistema ultrapassado e uma plataforma de e-commerce.

Crescendo no ramo do varejo online, o back office acaba realizando as funções de faturamento, logística reversa e cadastro de produtos. No entanto, esses sistemas não foram criados para substituir completamente os ERP, há que faltam funcionalidades essenciais. Apesar de a ferramenta ter seu valor, ela não substitui um software de qualidade.

ERP desenvolvido para omnichannel

As mudanças no comportamento de consumo dos clientes moldam as necessidades das empresas. Com os consumidores utilizando múltiplos canais, os ERPs hojde em evidência também precisam ser capazes de contemplar todos esses canais.

As plataformas mais novas estão prontas para integrar de maneira consistente todas as plataformas de marketplace, aplicações e e-commerce utilizadas pela companhia, possibilitando a maior abrangência de canais possível.

Os ERP próprios para omnichannel também estão prontos para integrar toda modalidade de pagamento, facilitando a conciliação das vendas, aumentando a taxa de sucesso da empresa e de satisfação do consumidor, que pode escolher a forma de pagamento mais adequada ao seu bolso.

Correios, transportadores e gateways de fretamento estão dentro das expectativas do ERP específico para omnichannel. Isso permite uma visão panorâmica sobre os preços dos fretes e controle do investimento feito com o transporte na empresa.

A gestão de estoques é facilitada, a integração é completa e a facilidade de uso é evidente. Por isso, a escolha por um software pensado para omnichannel parece a mais acertada. É essencial que sua empresa opte por um sistema que não barre o crescimento do negócio, garantindo inteligência no planejamento, gestão e operação de seus processos, gerando uma gestão de inovação.

Quais são as vantagens do sistema ERP?

Cada vez aumenta o percentual de empresas que adotam sistemas de ERP em seus modelos de gestão empresarial, como um reflexo à demanda por modernização e acompanhamento da evolução do mercado — além de resposta a uma concorrência mais a mais agressiva.

Já pensou por que tantas companhias estão apostando nessa ferramenta de gestão? É claro que há uma série de vantagens que levam as organizações a investir na modernização de suas plataformas gerenciais.

Completa integração de todas as áreas da empresa

Já parou para pensar quantas ferramentas sua empresa integra para dar conta de todas as obrigações diárias? Chegam a ser dezenas de aplicativos, programas, planilhas e plataformas para conseguir organizar os processos empresariais. Como controlar todo o estoque, vendas, contas, realizar a contabilidade e ainda gerir pessoas se seus sistemas estão desconectados?

Algumas organizações de fato não apostam em um sistema integrado, e assim a gestão e a tomada de decisão acabam defasadas.

O sistema ERP diminui drasticamente os erros administrativos, garantindo que os funcionários de qualquer departamento poderão avaliar as informações dispensadas na plataforma, e organizar melhor seu trabalho diário a partir dos dados armazenados no sistema.

Visão consolidada dos canais de vendas

Uma empresa moderna não é refém de filiais físicas bem como não precisa vender apenas pela Internet. As possibilidades são muitas: pontos de vendas, e-commerce, marketplaces, vendedores internos, vendedores externos e representação comercial são somente alguns dos canais pelos quais uma empresa pode levar seus serviços aos potenciais clientes.

Contudo, atuar em múltiplos canais traz consigo desafios, como atender a uma demanda de produtos em quantidades acima daquela disponível no estoque ou ter dificuldades para conseguir reposições ao que falta no estoque.

Quando uma empresa utiliza um ERP integrando todos os seus canais de vendas, esse problema não é mais realidade dentro da companhia. Assim, sempre que uma venda se concretiza, a plataforma é atualizada para todos os canais e vendedores. A quantidade disponível em estoque está sempre visível para os colaboradores na interface do software.

É possível ainda criar alertas para quando os níveis de estoque estiverem próximos ao ponto de ruptura.

Atualização do uso do capital de giro

Um software de gestão integrada permite controle total e domínio da gestão de estoque, permitindo que o empresário conheça cada nível necessário para que suas operações do dia a dia se desenvolvam sem a presença de gargalos.

Com esse domínio da gestão, a quantidade de capital de giro dispendida na manutenção de itens em estoque é reduzida, e a segurança do gestor e dos colaboradores nos processos diários aumenta. Isso contribui para um ambiente corporativo mais agradável e operações confiáveis.

A plataforma possibilita ainda uma observação detalhada das finanças por meio da observação das despesas pagas, entradas e saídas, recebimentos, monitoramento dos pagamentos a serem quitados e visão do retorno sobre investimento.

Redução no retrabalho

Os processos manuais são grandes geradores de falha, e muito afetados pelo fator humano. Além disso, um tempo precioso é consumido em tarefas como repassar e-mails e imputar dados em sistemas.

O ERP consegue uma redução significativa desse retrabalho. Com o software, por exemplo, os dados inseridos por vendedores na hora em que um pedido é feito vão diretamente para a equipe administrativa, que emite os boletos, o estoque é notificado e separa o produto requisitado pelo cliente etc.

Gestão de pessoas

Quando a tecnologia é ultrapassada, cada colaborador pode gastar horas em tarefas administrativas que não agregam valor significativo à relação da companhia com sua clientela.

Realizando tarefas com pouco significado, os colaboradores da empresa se desmotivam. Quando se implementa um ERP e o foco é dado ao desempenho de funções estratégicas, os colaboradores se sentem mais valorizados em seus departamentos, potencializando sua satisfação.

Respaldo para tomadas de decisão

Quando se utiliza diversos bancos de dados, múltiplos softwares ou planilhas, fica complicado determinar quais áreas merecem mais ou menos investimentos, quais custos podem ser diminuídos e determinar causas para os transtornos empresariais.

Comum bom sistema de gestão, é possível visualizar em gráficos as principais informações de uma empresa, permitindo observar indicadores de desempenho e até monitorá-los de forma automática.

Como fazer a implementação de um sistema ERP?

Para começar a implementação de um sistema ERP, é importante pesquisar as empresas que oferecem o serviço e escolher aquela mais adequada às demandas da sua empresa. Visto que o sistema ERP é potencialmente personalizável, o ideal é optar por aquele que tenha funções pensadas para o seu tipo de negócio.

A função de implementar o software fica a cargo da fornecedora, e se divide em três fases principais: estudo da implementação, implementação propriamente dita e entrada em produção.

Na primeira fase, a de estudo, os processos serão analíticos. Serão realizadas coletas de informações na empresa, a partir da observação dos procedimentos, e assim será moldado o plano de atuação. O plano será o produto final do estudo.

Na implementação, como o nome sugere, o plano de trabalho definido é colocado em prática e os softwares são preparados e instalados nas máquinas. As equipes são treinadas nesta fase, a fim de se tornarem aptas a utilizar a totalidade das funções da plataforma. A entrada em produção diz respeito ao começo da utilização supervisionada do sistema ERP na rotina da companhia.

Não é à toa que o número de empresas utilizadoras da tecnologia como instrumento de gestão cresça a cada ano. A conectividade permite integrar setores e colocar a empresa em trabalho conjunto, reduzindo a departamentalização, que tanto gera afastamentos entre o pessoal e prejuízos financeiros.

O sistema ERP eleva essas funções tecnológicas, permitindo uma visão panorâmica do negócio. A empresa atua em sinergia e todo processo fica a um clique de distância. Só vantagens, não é mesmo? O que sua empresa está esperando para aderi-lo?

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